In SIGN8 bezeichnet ein Workflow einen Signaturprozess, welcher mindestens ein Dokument und einen Empfänger beinhaltet. In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie einen neuen Workflow ohne Vorlage anlegen können. Wenn Sie eine Vorlage nutzen möchten, können Sie sich folgendes Kapitel dazu ansehen.
Allgemeine Einstellungen #
Die Erstellung eines Workflows beginnt mit allgemeinen Informationen zum Signaturprozess. Dabei gibt es nur eine Pflichtangabe, nämlich den Namen des Workflows. Zusätzliche Felder sind:
- Ablaufdatum: Bis zu diesem Zeitpunkt muss der Workflow unterzeichnet sein. Sollte dies nicht der Fall sein, gilt der Workflow als „Abgelaufen“ und ist damit nicht erfolgreich beendet worden. Nach Ablauf des Datums können keine weitere Unterschriften mehr gesetzt werden.
- Sichtbarkeit: Im Reiter Sichtbarkeit können Sie ein Team auswählen. Die Funktionsweise von Teams werden in folgendem Kapitel erklärt.
- Beschreibung: Optionaler Text zur Beschreibung des Workflows. Dieser Text wird dem Empfänger im Laufe des Signaturprozesses angezeigt.
- Workflow Passwort: Zusätzliches Passwort, welches die Empfänger vor dem Signaturprozess eingeben müssen. Übermitteln Sie das Passwort bestenfalls über einen anderen Weg als über die E-Mail Benachrichtigung (Bspw. via SMS, neue E-Mail, Telefonisch).
Empfangspersonen hinzufügen #
Im nächsten Schritt müssen Sie mindestens einen Empfänger auswählen, welcher Teil des Signatur- / Siegelprozesses sein soll. Hier können Sie entweder auf das Kontaktbuch zurückgreifen oder mit einem klick auf das „+“ Symbol einen neuen Kontakt anlegen. Weitere Informationen zu Kontakten finden Sie in diesem Kapitel. Es können beliebig viele Empfänger ausgewählt werden.
Sequentieller Versand #
Beim sequentiellen Versand werden die Teilnehmer der Reihe nach zum Workflow eingeladen. Auf der linken Seite der Tabelle finden Sie zum einen ein Element, mit dem Sie via Drag & Drop die Position der Personen verändern können, und zum anderen die eine Information über die aktuelle Position der Person.
Paralleler Versand #
Beim parallelen Versand werden alle Teilnehmer zeitgleich eingeladen. Das heißt, es gibt keine Reihenfolge beim signieren / siegeln.
Signierart #
Jedem Empfänger muss eine Signierart zugewiesen werden. Dies kann in der jeweiligen Tabellenzeile im rechten Dropdown Menü gemacht werden.
Hierbei sind ein paar Dinge zu beachten:
- Ein Empfänger hat nur ein Signatur bzw. Siegellevel für diesen Workflow.
- Ein Empfänger muss auf mindestens einem Dokument signieren bzw. siegeln.
- Fortgeschrittene Signaturen sind nur dann verfügbar, wenn bei dem Kontakt eine Telefonnummer hinterlegt ist.
- Fortgeschrittene Siegel sind nur dann verfügbar, wenn bei dem Kontakt eine Telefonnummer hinterlegt ist und er Teil eines Siegelteams ist.
- Qualifizierte Signaturen sind nur dann verfügbar, wenn bei dem Kontakt eine Telefonnummer hinterlegt ist.
- Qualifizierte Siegel sind nur dann verfügbar, wenn bei dem Kontakt eine Telefonnummer hinterlegt ist und er Teil eines Siegelteams ist.
Dokumente hochladen #
Im nächsten Schritt müssen Sie die PDF-Dokumente hochladen, welche signiert werden sollen. Klicken Sie hierfür auf den Button „Dokument auswählen“ oder ziehen Sie ziehen via Drag & Drop die gewünschten Dokumente in das Feld.
Ein Workflow muss dabei mindestens ein Dokument beinhalten, jedoch muss nicht auf jedem Dokument muss eine Signatur hinterlegt werden. So können Sie beispielsweise auch Anlagen bei einem Workflow hinterlegen.
Dokument bearbeiten #
Mit einem Klick auf das Stift Symbol können Sie das Dokument bearbeiten. Hierbei öffnet sich ein neues Fenster:
Im mittleren Bereich des Fensters können Sie diverse Werkzeuge auswählen, um Ihre PDF-Datei zu bearbeiten. Achten Sie hierbei aber darauf, wenn es sich um eine bereits signierte oder gesiegelte Datei handelt. Diese dürfen nur erneut unterschrieben werden. Sofern die Datei anderweitig verändert wird, zerstört dies die bereits vorhandenen Signaturen.
Im rechten Eck des Editors sehen sie zwei Button, welche spezielle SIGN8 Funktionen bereitstellen. Mit einem Klick auf das „S“-Symbol wählen Sie ein Werkzeug aus, um Signaturfelder zu platzieren. Mit einem Klick an der gewünschten Stelle können Sie dann die entsprechende Person auswählen und danach das Signaturfeld beliebig positionieren. Mit einem Klick auf den zweiten Button in der rechten oberen Ecke können Sie Eingabefelder auf dem Dokument platzieren, welche die Empfänger ausfüllen können.
Sichern Sie Ihre Änderungen mit einem Klick auf den Button „Speichern“.
Zusammenfassung #
Im letzten Schritt erhalten Sie noch einmal eine Zusammenfassung über Ihren Workflow. Den Standardtext können Sie nun verändern. Mit einem Klick auf das Auge unter dem Reiter Dokumente können Sie die Dokumente noch einmal prüfen.
Versenden Sie nun den Workflow, um den Signatur- oder Siegelprozess zu starten.