In SIGN8 können Sie Vorlagen anlegen, die es Ihnen leichter macht, Standarddokumente noch schneller zu versenden. Wie Sie eine Vorlage anlegen können, wird im folgenden Kapitel beschrieben. Für den nachfolgenden Teil benötigen Sie mindestens eine Vorlage.
Allgemeine Einstellungen #
Klicken Sie im Menü auf die Kachel „Vorlage verwenden“ oder rufen Sie folgenden Link auf, um mit einer Vorlage einen Workflow anzulegen.
Vorlage auswählen #
Wählen Sie im nächsten Schritt die gewünschten Vorlagen aus. Mit einem Klick auf das Auge Symbol können Sie sich die Vorlage noch einmal ansehen.
Liste der Empfangspersonen #
Bei Vorlagen gibt es zwei Möglichkeiten, Empfänger bei einem Workflow mit Vorlage zu hinterlegen.
Ohne Bulkversand #
Wenn Sie mit der Vorlage nur einen Workflow starten möchten, können Sie dies tun indem Sie zunächst die Rolle auswählen und im Anschluss diese Rolle einem Kontakt zuweisen:
Bulkversand #
Vorlagen eignen sich auch sehr gut für einen Massenversand von Dokumenten (bspw. Datenschutzerklärung an alle Mitarbeiter senden). Hierfür müssen Sie die Option „Bulkversand“ aktivieren. Diese Option steht jedoch nur dann zur Verfügung, wenn nur eine Person im Template hinterlegt ist.
Mit einem Klick auf den Button „Vorlage herunterladen“ können Sie ein Beispiel downloaden und mit Ihren Kontakten austauschen. Sie können aber auch Ihre eigene Dateien verwenden. Weisen Sie nun die entsprechenden Felder zu.
Zusammenfassung #
Im letzten Schritt erhalten Sie noch einmal eine Zusammenfassung über Ihren Workflow. Den Standardtext können Sie nun verändern. Mit einem Klick auf das Auge unter dem Reiter Dokumente können Sie die Dokumente noch einmal prüfen.
Versenden Sie nun den Workflow bzw. starten Sie den Bulkversand, um den Signatur- oder Siegelprozess zu starten.