Zwar werden immer mehr Unternehmensprozesse mit der Zeit digitalisiert, doch viele Alltäglichkeiten laufen noch manuell ab und können ein hohes Maß an Ressourcen verbrauchen, wie wertvolle Zeit und hohe Kosten. Gerade immer wiederkehrende Abläufe, wie die Unterzeichnung von Dokumenten und Verträgen und deren Dokumentation, nehmen in den unterschiedlichsten Abteilungen, von HR über den Vertrieb bis hin zur Rechtsabteilung, viel Platz im Arbeitsalltag ein.
Mit SIGN8 sollen diese aufwendigen Prozesse endlich digitalisiert werden. Um alle Prozesse komplett abdecken zu können, bietet SIGN8 daher sowohl digitale Unterschriften als auch elektronische Siegel an, die sicher, unkompliziert und rechtsgültig sind.
Elektronische Siegel und Signaturen – wo genau liegt der Unterschied?
Ein elektronisches Siegel entspricht einem Firmenstempel und kann ausschließlich von juristischen Personen verwendet werden. Die elektronische Signatur hingegen, wird wie eine normale Unterschrift verwendet und gilt nur für natürliche Personen. Um jedoch sicherzustellen, dass die jeweiligen elektronischen Siegel und Signaturen, von der entsprechenden Firma oder Person ausgestellt worden sind benötigt man jedoch verschiedene Arten von Signaturen und Siegel, die sich in ihrer Anwendung und Funktion unterscheiden.
Die einfache elektronische Signatur (EES) kann für Aufträge mit niedrigem rechtlich und finanziellen Risiko verwendet werden, wie Workflows oder Auftragsbestätigungen. Für Dokumente wie Kauf-, Gesellschafts-, Patent-, Marken- oder Urheberrechtsverträge bietet sich die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) an oder das entsprechende elektronische Siegel. Als sicherste, aber auch komplexeste Form der digitalen Unterschrift kann die qualifizierte elektronische Signatur (QES) oder das entsprechende Siegel die gesetzliche Schriftform der Unterschrift bzw. des Firmenstempels auf gewissen Dokumenten rechtsgültig ersetzen. SIGN8 bietet alle Signatur- und Siegeltypen an, und ist somit das ideale Tool, um all ihre Unterschriftsprozesse sicher und einfach zu übersetzen. Mehr Details zu den verschiedenen Anwendungsbereichen der e-Signaturen können Sie nachlesen, unter: https://sign8.eu/#aboutsign8.
Die verschiedenen Signaturen sowie die zahlreichen anderen Funktionen von SIGN8 werden über eine Web-App mit intuitivem Nutzerinterface gesteuert. Doch wie genau kann ein Siegel in SIGN8 für das eigene Unternehmen beantragt werden?
Für einen Antrag für das fortgeschrittene oder qualifizierte Siegel* kann die Antragstelle auf der Website https://sign8.eu genutzt werden. Die beantragende Person kann hierfür eine vorgefertigte Vorlage nutzen und diese mit den benötigten Unternehmensdaten ausfüllen, welche anschließend an SIGN8 übermittelt wird. Nach Erhalt dieser Daten werden diese anhand des Handelsregisterauszuges überprüft. Die Antragstellung wird nach erfolgreicher Überprüfung von der vertretungsberechtigten antragstellenden Person qualifiziert signiert und anschließend das Siegel für das Unternehmen erstellt.
Nach diesem einmaligen Prozess wird nun ein Team erstellt, mit der beantragenden Person als Mitglied. Diese Person erhält die Admin-Rolle und ist für das jeweilige Unternehmen berechtigt zu siegeln und eigenständig weitere Siegel-Berechtigte auszuwählen.
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Die umfangreiche Nutzbarkeit von SIGN8 zur Unterstützung des Arbeitsalltags unserer Kunden liegt uns sehr am Herzen, daher entwickeln wir diese technische Lösung immer weiter und arbeiten ständig an neuen Funktionen. Falls Sie Fragen zu SIGN8 oder Anregungen für neue Features haben, kontaktieren Sie uns gerne unter: info@sign8.eu.
* Zusammen mit den QES bald möglich. Hierfür ist eine Zertifizierung als Trusted Service Provider durch die Bundesnetzagentur nötig. SIGN8 ist wird bald ein in Deutschland zertifizierter Trusted Service Provider sein.
