Durch den Einsatz elektronischer Signaturen wurde der Arbeitsalltag in vielen Unternehmen bereits deutlich erleichtert. Angetrieben wird diese Entwicklung durch die zunehmende Digitalisierung von Geschäftsprozessen und dem wachsenden Wunsch nach mobiler Arbeit. Eine digitale Unterschrift kann eine händische Unterschrift ersetzen, jedoch gilt auch hier: Unterschrift ist nicht gleich Unterschrift. Nicht jeder Signaturtyp kann für jedes Dokument benutzt werden, vielmehr ergeben sich aus den Formerfordernissen des Gesetzes verschiedene Anwendungsbereiche. Was hier zum Bespiel eine qualifizierte Signatur von einer einfachen unterscheidet, erklären wir in diesem Beitrag.
Grundsätzlich stehen drei verschiedene Formen der digitalen Unterschriften zur Verfügung. Die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur. Diese werden in der sogenannten eIDAS Verordnung der europäischen Union geregelt, welche einheitliche Bedingungen für die grenzüberschreitende Nutzung elektronischer Vertrauensdienste und Identifizierungsmittel schaffen soll.
Demnach bietet die einfache elektronische Signatur, kurz EES, die geringste Sicherheit. Sie kann ohne größere Identifizierung der unterzeichnenden Person erfolgen und mit einer eingescannten händischen Signatur verglichen werden. Hierbei ist kein genauerer gesetzlicher Rahmen vorgegeben. Diese Form der Signatur kann beispielweise für interne Verträge oder die Unterzeichnung von Datenschutzerklärungen genutzt werden.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur, kurz FES, bietet mehr Sicherheit, muss aber auch höheren Anforderungen entsprechen. Diese ergeben sich aus der Art.26 eIDAS Verordnung. Die Signatur muss hierbei eindeutig zugeordnet werden können, den Unterzeichner identifizieren, unter dessen alleiniger Kontrolle stehen und eine nachträgliche Veränderung der Daten erkennbar machen. Anwendung findet diese sie beispielsweise bei Kauf- bzw. B2B Verträgen. SIGN8 authentifiziert diese Art der Signatur mittels einer Zwei-Faktor-Authentifizierung, wobei eine SMS an die hinterlegte Telefonnummer gesendet wird.
Die qualifizierte elektronische Signatur, kurz QES, stellt die sicherste Form einer elektronischen Signatur dar. Der gesetzliche Rahmen wird, wie bei der FES, in der eIDAS Verordnung geschaffen. Ergänzend zu den Artikeln 28-30 der Verordnung stehen die Anhänge I und II. Verifiziert wird diese Lösung durch das sogenannte TSP Zertifikat, welches Rechtssicherheit schafft und eine einheitliche Lösung für alle EU-Mitgliedsstaaten darstellt. So wird eine in einem Mitgliedsstaat ausgestellte und anerkannte QES in allen Mitgliedsstaaten als solche gesehen.
Die QES ersetzt die handschriftliche Signatur vollständig und entspricht der rechtlichen Schriftform. SIGN8 steht kurz vor der Zertifizierung der eigenen Lösung und wird somit zum einzigen branchenübergreifenden deutschen Anbieter von QES. Mit der QES können beispielsweise befristet Arbeits- und Mietverträge oder SEPA-Lastschriftmandate erstellt werden. Um die sicherste Form der elektronischen Signatur zu authentifizieren, muss der Unterzeichner seine Identität mithilfe seines Personalausweises in einem Video-Chat mit einem Identifizierungsanbieter bestätigen lassen.
In SIGN8 können Personen mithilfe von Workflows zur Unterzeichnung eines Dokumentes aufgefordert werden. Dabei kann der Absender die Art der Signatur für alle beteiligten Personen individuell wählen. Zusätzlich arbeitet SIGN8 aktuell an elektronischen Siegeln. Diese entsprechen einem Firmenstempel und werden nach der Zertifizierung in allen Staaten der EU anerkannt. Details zu allen technischen Besonderheiten finden sie unter SIGN8 | Vielfältige Funktionalität für sichere digitale Signaturen.
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