Dokumente elektronisch unterschreiben: Signaturarten im Vergleich

Elektronische Signaturen sind für viele Unternehmen mittlerweile ein fester Bestandteil betrieblicher Abläufe. Für Abteilungen wie Legal, Operations oder Compliance geht es dabei nicht nur um die Vermeidung von Papier. Vielmehr sind schnellere Freigaben, nachvollziehbare Prozesse und rechtssichere Nachweise gefragt.

In der Regel treffen hier verschiedene Anforderungen aufeinander:

• Verträge sollen zeitnah unterschrieben werden, meist von Beteiligten an unterschiedlichen Standorten
• Dokumente liegen und unterschiedlichen Formaten, z.B. als Word-Datei oder PDF vor
• Rechtliche Fragen zur elektronischen Signatur sowie Richtlinien aus der DSGVO müssen lückenlos geklärt werden

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, lohnt sich ein genauer blick auf Signaturarten, Standards und typische Einsatzszenarien.

Eine elektronische Unterschrift ist jede digitale Form der Zustimmung, die mit einem Dokument verknüpft wird. Das kann ein eingescannter Namenszug sein, eine auf dem Tablet mit Stift gezeichnete Unterschrift, ein Klick auf „Signieren“ oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Zertifikat. Entscheidend ist, dass sie den Willen des Unterzeichners dokumentiert und direkt mit dem Dokument verbunden ist. Die Wahl der Methode hängt von den Anforderungen des jeweiligen Prozesses ab.

Wichtig ist dabei: Eine elektronische Unterschrift ist nicht automatisch dasselbe wie eine digitale Signatur. Die elektronische Unterschrift beschreibt rechtlich den Vorgang des Unterzeichnens. Die digitale Signatur beschreibt meist eine technische Methode, bei der kryptografische Verfahren, Zertifikate, Zeitstempel und Integritätsprüfungen verwendet werden. Eine digitale Signatur kann also die Sicherheit und Beweiswert einer elektronischen Unterschrift erhöhen.

Für Unternehmen bedeutet das: Nicht jedes Dokument benötigt das höchste Signaturniveau. Entscheidend ist, ob ein Prozess eine einfache Zustimmung, eine belastbare Identifikation des Unterzeichners oder eine gesetzlich formwirksame Unterzeichnung benötigt.

Die elektronische Unterschrift liefert vor allem dort Vorteile, wo viele Dokumente, mehrere Parteien oder wiederkehrende Freigaben involviert sind.

Typische Vorteile sind:

• Schnellere Durchlaufzeiten: Verträge müssen nicht ausgedruckt, per Mail verschickt, unterschrieben, eingescannt und wieder abgelegt werden.
• Bessere Nachvollziehbarkeit: Audit-Trail, Zeitstempel, IP-Daten, Identitätsprüfung und Signaturzertifikate dokumentieren den Unterzeichnungsprozess.
• Weniger Medienbrüche: PDF-Dokumente, Word-Dateien und Formulare können online bearbeitet und signiert werden.
• Mehr Compliance: Rollenbasierte Workflows, Pflichtfelder, Freigaben und Archivierung unterstützen interne Vorgaben und DSGVO-Richtlinien.
• Höhere Prozesssicherheit: Die Integrität des Dokuments kann technisch abgesichert werden. Änderungen nach der Unterzeichnung werden erkennbar.
• Bessere Skalierbarkeit: Legal und Ops können Standardabkommen, NDAs, Lieferantendokumente oder Freigabeprozesse effizienter steuern.

Gerade Fachabteilungen profitieren davon, dass elektronische Signaturen nicht nur die Unterschrift digitalisieren, sondern den gesamten Unterzeichnungsprozess strukturieren.

Elektronische Signaturen eignen sich besonders für Abläufe, bei denen Dokumente regelmäßig geprüft, freigegeben oder unterzeichnet werden müssen. Dazu gehören zum Beispiel:

• NDAs und Vertraulichkeitsvereinbarungen
• Lieferantenkontrakte und Bestellungen
• Auftragsverarbeitungsverträge
• interne Genehmigungen und Richtlinien
• HR-Dokumente, soweit rechtlich zulässig
• Angebote, Auftragsbestätigungen und Serviceabkommen
• Vollmachten, Erklärungen und Formulare
• Behörden- und Verwaltungsprozesse
• Kunden-Onboarding und Identitätsprozesse

Wer Dokumente selbst elektronisch unterschreiben möchte, kann in einfachen Fällen oft ein Tool verwenden, mit dem sich eine Signatur einfügen und das PDF speichern lässt. Wenn ein Dokument zur Unterschrift an andere Parteien versendet werden soll, wird eine professionelle Lösung wichtiger: Sie steuert Unterzeichner, Reihenfolge, Felder, Erinnerungen und sichere Ablage.

Eine elektronische Signatur kann rechtsgültig sein. Die zentrale Grundlage in der EU ist die eIDAS-Verordnung. Sie definiert verschiedene Signaturarten und regelt, welche rechtliche Wirkung elektronische Signaturen haben.

Wichtig ist: Eine elektronische Signatur darf nicht allein deshalb abgelehnt werden, weil sie elektronisch ist. Ihr konkreter Beweiswert hängt jedoch vom Signaturniveau, vom Identitätsnachweis, vom Audit-Trail und vom jeweiligen Rechtsgeschäft ab.

Die eIDAS-Verordnung unterscheidet drei Arten elektronischer Signaturen:

Einfache elektronische Signatur, EES 

Die einfache elektronische Signatur bietet ein niedriges Vertrauensniveau. Dazu gehören zum Beispiel eine eingescannte Unterschrift, eine Klickbestätigung oder ein eingefügtes Signaturbild. Sie eignet sich vor allem für interne Freigaben, einfache Vereinbarungen oder Dokumente mit geringem Risiko.

Fortgeschrittene elektronische Signatur, FES

Im Gegensatz zur einfachen elektronischen Signatur wir die fortgeschrittene elektronische Signatur eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet und bietet somit ein höheres Sicherheitsniveau. Dieses wird durch eine Authentifizierung der signierenden Person gewährleistet, zum Beispiel durch eine SMS oder einen Anruf. Passende Einsatzmöglichkeiten sind B2B-Verträge, Angebote oder NDAs.

Qualifizierte elektronische Signatur, QES

Die qualifizierte elektronische Signatur gemäß eIDAS-Regulierung bietet das höchste Vertrauensniveau und die höchste Sicherheitsstufe. Sie basiert auf einem qualifizierten Zertifikat und einer qualifizierten Signaturerstellung. Rechtlich hat sie die gleiche Wirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Die QES findet meist bei Dokumenten Verwendung, die eine besonders hohe Beweiskraft benötigen oder die Schriftformerfordernis eingehalten werden muss.

Wichtig zu wissen ist, dass eine einfache Signatur ausreichen kann, wenn das Risiko und der Streitwert gering sind. Eine FES ist die bessere Wahl, wenn genaue Nachweise oder Dokumentenintegrität benötigt werden. Die QES ist geeignet, wenn die gesetzliche Schriftform elektronisch ersetzt werden soll und keine gesetzliche Ausnahme entgegensteht.

Fachabteilungen sollten sich daher nicht pauschal auf ein Signaturniveau festlegen, sondern den Standard je nach Dokument oder Prozess ausrichten.

Eine qualifizierte elektronische Signatur wird vor allem relevant, wenn ein Dokument nach Gesetz der Schriftform bedarf und diese Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden darf. In Deutschland ergibt sich dies insbesondere aus § 126a BGB. Dabei müssen alle unterzeichnenden Personen qualifiziert elektronisch signieren.

Typische Fälle können bestimmte Abkommen, Erklärungen oder formgebundene Dokumente sein. Wichtig ist jedoch: Nicht jedes schriftformbedürftige Dokument darf elektronisch ersetzt werden. Einige Rechtsgeschäfte schließen die elektronische Form aus. Ein bekanntes Beispiel sind Kündigungen von Arbeitsverhältnissen nach § 623 BGB; hier ist die elektronische Form nicht zulässig.

Für Legal-Teams bedeutet das: Vor der Auswahl des Signaturstandards sollte geprüft werden, ob es sich um freie Form, Textform, Schriftform oder eine gesetzlich ausgeschlossene elektronische Form handelt.

Neben den rechtlichen Signaturarten gibt es technische Standards für digitale Signaturen. Besonders relevant sind:

PAdES: Signaturstandard für PDFs. Er wird häufig genutzt, wenn ein PDF digital unterschrieben werden soll.

XAdES: Signaturstandard für XML-Dokumente.

CAdES: Signaturstandard für beliebige digitale Dateien.

Für Fachabteilungen ist vor allem PAdES relevant, weil viele Verträge als PDF-Dateien versendet werden. Tools wie Adobe Acrobat, Acrobat Reader, DocuSign, Skribble oder spezialisierte Signaturplattformen können je nach Funktionsumfang verschiedene Signaturniveaus berücksichtigen.

Anbieter wie Skribble werden in der Praxis häufig dann geprüft, wenn Unternehmen elektronische Signaturen mit unterschiedlichen Vertrauensniveaus in bestehende Vertrags- oder Freigabeprozesse integrieren möchten. Buttons wie „Sign“ oder „Click to Sign“ sind dabei nur die sichtbare Oberfläche – entscheidend ist, welches Vertrauensniveau im Hintergrund tatsächlich umgesetzt wird. Entscheidend ist nicht nur das Tool selbst, sondern welche Signaturart, Identitätsprüfungen und Audit-Funktionen tatsächlich verwendet werden.

Bei der Bewertung bekannter Anbieter wie DocuSign oder Skribble sollten Legal- und Operations-Teams deshalb nicht nur auf die Nutzeroberfläche achten, sondern auch auf eIDAS-Konformität, den Ort der Datenverarbeitung, den Aussteller der Zertifikate oder Integrationsmöglichkeiten in bestehende Abläufe.

Der konkrete Ablauf hängt von der Software zum elektronischen Unterschreiben ab. Typischerweise funktioniert der Prozess so:

1. Dokument hochladen: In der Regel wird ein PDF in das Tool hochgeladen. Je nach Lösung  ist kann es auch ein Upload von Word-Dokumenten oder anderen Formaten möglich sein. Viele Anwendungen bieten an, die Datei direkt aus dem lokalen Speicher, einem DMS oder einer Cloud-Anwendung zu laden.
2. Felder bearbeiten: Signaturfelder, Datumsfelder, Textfelder oder Rollen werden werden durch den Signierer befüllt. Ein klar benanntes Feld an der richtigen Stelle verhindert Rückfragen und reduziert Fehler im Prozess. Zusätzlich sollte jedes Feld eindeutig einer Person oder Rolle zugeordnet sein, damit der Unterzeichnungsprozess nachvollziehbar bleibt. Pflichtfelder stellen sicher, dass keine relevanten Angaben fehlen, bevor das Dokument abgeschlossen wird.
3. Unterzeichner einladen: Die Personen erhalten meist eine Mail mit einem Link, welcher auf die Plattform des Signaturanbieters und zum Dokument führt. Viele Anbieter ermöglichen das Signieren von externen Personen ohne Registrierung.
4. Identität prüfen: Je nach Signaturart erfolgt eine einfache Bestätigung, ein Zwei-Faktor-Verfahren via SMS oder Anruf oder eine Identifizierung mit einem gültigen Ausweisdokument.
5. Signieren: Die Person unterschreibt elektronisch, etwa per Klick, Stift, persönlichem Zertifikat oder QES-Verfahren.
6. Dokument herunterladen: Nach der Unterzeichnung wird das Dokument inklusive Audit-Trail, Zeitstempel und Signaturinformationen gespeichert und kann von allen Beteiligten heruntergeladen werden.

Mehrere Parteien können ein Dokument elektronisch unterzeichnen. Professionelle Lösungen unterstützen parallele, sequenzielle und rollenbasierte Prozesse. So kann zum Beispiel erst Legal prüfen, anschließend Procurement unterzeichnen und danach die externe Partei signieren.

In der Praxis werden vor allem PDFs elektronisch unterschrieben, weil sie sich gut fixieren und mit digitalen Signaturen schützen lassen. Word-Dokumente können je nach Anwendung ebenfalls verwendet werden, werden aber vor der Unterzeichnung oft in PDFs umgewandelt.

Wer nur eine einfache Unterschrift einfügen möchte, kann in Programmen wie Adobe Acrobat oder auf dem Mac eine Signatur erstellen, mit dem Stift zeichnen, als Bild einfügen oder eine handschriftliche Unterschrift einscannen. Auch ein Scanner oder eine Handy-Kamera kann helfen, eine Unterschrift als Datei zu erstellen.

Für einfache interne Vorgänge kann das genügen. Für vertragsrelevante Dokumente mit Nachweis-, Compliance- oder Integritätsansprüchen ist ein solches Vorgehen jedoch häufig zu schwach, weil Identität, Unversehrtheit und Gültigkeit nur begrenzt abgesichert sind.

Es gibt kostenlose Möglichkeiten, Dokumente elektronisch zu unterschreiben. Dazu gehören Funktionen in PDF-Readern, Adobe Acrobat Reader, integrierte Mac-Funktionen oder einfache Online-Tools. Damit können Nutzer eine Signatur einfügen, bestehende Felder bearbeiten, ein PDF speichern und per Mail versenden.

Gegenüber klassischen Papier-Prozessen spart das zwar Zeit, ersetzt aber nicht automatisch einen belastbaren Nachweis oder eine strukturierte Compliance-Prüfung. Kostenlose Signaturen reichen oft für:

• interne Freigaben mit geringem Risiko
• informelle Bestätigungen
• einfache Dokumente ohne Schriftformerfordernis
• Situationen, in denen keine hohe Beweiskraft erforderlich ist

Eine professionelle Signaturlösung ist sinnvoll, wenn mehrere Parteien beteiligt sind, wenn ein Audit-Trail benötigt wird, wenn Compliance-Vorschriften bestehen oder wenn Dokumente rechtssicherer verarbeitet werden müssen. Anbieter wie DocuSign oder Skribble können hier je nach Ausprägung mehr Funktionen bieten als einfache PDF- oder Papier-Workarounds.

Eine QES ist in der Regel nicht kostenlos. Da qualifizierte Zertifikate, Identitätsprüfung, qualifizierte Vertrauensdienste und sichere Signaturerstellung erforderlich sind, fallen meist Kosten pro Signatur, pro Nutzer oder im Rahmen eines Plattformmodells an.

Bei der Auswahl einer elektronischen Signaturlösung sollten Fachabteilungen nicht nur auf die Benutzerfreundlichkeit achten. Entscheidend sind rechtliche, technische und organisatorische Kriterien:

• Werden EES, FES und QES unterstützt?
• Sind eIDAS-konforme Signaturen und qualifizierte Zertifikate möglich?
• Gibt es einen vollständigen Audit-Trail mit Zeitstempel?
• Wird die Integrität des Dokuments geschützt?
• Können mehrere Unterzeichner, Rollen und Reihenfolgen abgebildet werden?
• Lassen sich PDF- und Word-Dokumente verarbeiten?
• Gibt es Schnittstellen zu Vertragsmanagement, DMS, CRM oder Fachverfahren?
• Wo werden Daten gespeichert und verarbeitet?
• Sind Datenschutz, Informationssicherheit und Unternehmensanforderungen erfüllt?
• Werden Anforderungen aus der DSGVO berücksichtigt, etwa bei Auftragsverarbeitung, Speicherort, Löschfristen und Zugriffskontrolle?
• Ist die Nutzung für externe Personen einfach verständlich?
• Gibt es alle notwendigen Felder und können diese angepasst werden?

Gerade Legal und Ops sollten Signaturstandards nach Risikoklassen definieren: einfache Signatur für geringe Risiken, FES für geschäftskritische Standardverträge, QES für formbedürftige oder besonders sensible Prozesse. Dabei sollte auch geprüft werden, ob die gewählte Lösung die DSGVO-Anforderungen des Unternehmens erfüllt und ob sensible Vertragsdaten angemessen geschützt werden.

Dokumente elektronisch unterschreiben bedeutet nicht einfach, eine eingescannte Unterschrift in ein PDF einzufügen. Für Unternehmen und Behörden geht es um den passenden Signaturstandard, nachvollziehbare Prozesse, Unversehrtheit, Identität, Beweiskraft und rechtliche Einordnung nach eIDAS.

SIGN8 unterstützt als qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter Unternehmen und Behörden im Umfeld von Trust Infrastructure, Vertrauensdiensten, digitalen Identitäten, elektronischen Signaturen, Siegeln und EUDI-Wallet-Readiness. Damit sich regulatorische Vorgaben und vertrauenswürdige digitale Vorgänge praktisch und unkompliziert umsetzen lassen.

SIGN8 stellt technische Lösungen und qualifizierte Vertrauensdienste bereit, ersetzt aber keine rechtliche Prüfung durch die zuständige Behörde.