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Vom Papierstapel zur digitalen Signatur: Wie IMPAQT seine Vertragsprozesse auf Zukunft getrimmt hat
Wer ein Unternehmen gründet, hat die einmalige Chance, es von Anfang an richtig aufzubauen. IMPAQT hat diese Chance genutzt. Das junge Dienstleistungsunternehmen im Bereich Evidenzsynthese, wissenschaftlicher Politikberatung und digitaler Innovationen im Gesundheitswesen wollte gar nicht erst in einen Prozess investieren, den es später wieder abreißen müsste.
„Ausdrucken, unterschreiben, einscannen, versenden“ – dieser Kreislauf kam für das Team schlicht nicht in Frage. Die Herausforderung war real: IMPAQT arbeitet regelmäßig mit internationalen Partnern wie Universitäten, Forschungsnetzwerken oder globalen Organisationen zusammen. Verträge, Kooperationsvereinbarungen und Projektdokumente müssen schnell, nachvollziehbar und rechtssicher unterzeichnet sein – auch über Ländergrenzen hinweg.
Das Problem
Bevor SIGN8 eingeführt wurde, liefen Prozesse heterogen: E-Mail-Anhänge hier, PDFs dort, gelegentlich eingescannte Unterschriften im Rückumschlag. Besonders bei EU-weiten und globalen Ausschreibungen entstanden Mehraufwand und Iterationsschleifen, weil händische Unterschriften koordiniert, abgeglichen und archiviert werden mussten. Volle E-Mail-Postfächer sorgten mitunter für zusätzliche Verzögerungen.
„Als kleines Startup geht es auch um Vertrauen mit unseren Geschäftspartnern. Digitale Signaturen über SIGN8 helfen uns, dieses Vertrauen mit rechtsbindenden Unterschriften aktiv zu unterstreichen.“
— Amir Mohsenpour, Managing Director bei IMPAQT – Evidence in Health Systems GmbH
Vorher vs. nachher
Vorher
- – Ausdrucken, scannen, versenden
- – Medienbrüche & Statusverlust
- – Mehrere Iterationsschleifen
- – Volle Posteingänge als Flaschenhals
- – Keine einheitliche Dokumentation
Mit SIGN8
- + Direkt im digitalen Workflow signieren
- + Rechtsbindend & revisionssicher
- + Weniger Abstimmungsrunden
- + Klar dokumentierter Verlauf
- + Skalierbar von Tag eins
Was zählte bei der Auswahl
Gerade für ein wachsendes Startup ist es entscheidend, früh eine Infrastruktur aufzubauen, die mit dem Unternehmen mitwächst. SIGN8 erfüllt diese Anforderungen als kleiner, aber wirkungsvoller Baustein in einem konsequent digital gedachten Betrieb.
„Wir wollten von Anfang an vermeiden, zeitaufwändige analoge Prozesse aufzubauen. Mit SIGN8 sind Vertrags- und Freigabeprozesse vollständig digital, schnell und nachvollziehbar – genau so, wie wir es uns vorgestellt haben.“
— Amir Mohsenpour, Managing Director bei IMPAQT – Evidence in Health Systems GmbH
Klingt vertraut?
Wenn Verträge, Kooperationsvereinbarungen oder Projektdokumente bei euch noch über E-Mail-Anhänge, Ausdrucke und eingescannte Rücksendungen laufen, lohnt sich ein Blick auf digitale Signaturen. Mit SIGN8 lassen sich diese Prozesse schnell, rechtssicher und DSGVO-konform digitalisieren – ganz ohne Aufwand.