Rechtsgültige Unterschrift: handschriftlich oder elektronisch?

Die Frage nach der rechtsgültigen Unterschrift stellt sich heute viel öfter als früher. Verträge, Freigaben und Zustimmungen laufen längst nicht mehr nur auf Papier. Gleichzeitig herrscht oft Unsicherheit: Reicht eine elektronische Unterschrift wirklich aus oder braucht es zusätzlich die klassische Unterschrift mit Stift und Papier? Genau deshalb lohnt sich der Vergleich. Denn nicht jede Unterschrift muss handschriftlich sein. Entscheidend ist, welche Form rechtlich verlangt wird.

Eine rechtsgültige Unterschrift ist eine Unterschrift, weche die Form erfüllt, die für einen konkreten Vorgang vorgeschrieben ist. Ist gesetzlich Schriftform verlangt, braucht es nach § 126 BGB grundsätzlich eine eigenhändige Namensunterschrift. Fehlt eine gesetzlich vorgeschriebene Form, kann ein Rechtsgeschäft unwirksam sein. Daneben gibt es aber auch Fälle, in denen nur Textform verlangt wird. Dann reicht bereits eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der die erklärende Person genannt ist. Nicht jede rechtsgültige Unterschrift muss also automatisch handschriftlich sein.

Die handschriftliche Unterschrift ist der klassische Weg, den wir alle kennen: Dokument ausdrucken, unterschreiben, zurückschicken. Die elektronische Unterschrift läuft dagegen digital und passt besser zu modernen Prozessen. Wichtig ist dabei: Elektronische Signaturen sind rechtlich nicht automatisch schwächer als die handschriftliche Variante. Nach eIDAS ist eine elektronische Signatur nicht automatisch unwirksam, nur weil sie digital ist oder nicht der höchsten Signaturstufe entspricht. Sie kann trotzdem rechtlich relevant sein und als Nachweis dienen. Bei rechtsgültigen Unterschriften geht es deshalb nicht um analog gegen digital, sondern um den passenden Grad an Sicherheit und Form.

Für rechtsgültige Unterschriften im digitalen Raum unterscheidet eIDAS drei Stufen: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur. Die einfache elektronische Signatur ist die niedrigste Stufe. Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist stärker an die unterzeichnende Person gebunden und so aufgebaut, dass Änderungen am Dokument erkennbar werden. Die qualifizierte elektronische Signatur geht noch einen Schritt weiter: Sie basiert auf einem qualifizierten Zertifikat und wird mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erstellt. Damit ist sie die höchste Stufe innerhalb dieses Modells.

Elektronische Unterschriften können also rechtsgültig sein. Entscheidend ist aber immer, welche Form im konkreten Fall verlangt wird. Soll eine gesetzlich vorgeschriebene Schriftform elektronisch ersetzt werden, ist dafür nach § 126a BGB eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich. Genau diese qualifizierte elektronische Signatur hat nach eIDAS EU-weit dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

Dass die qualifizierte elektronische Signatur dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift hat, kommt nicht von ungefähr. Denn während man bei einer Unterschrift auf Papier oft direkt sieht, wer unterschreibt, braucht es im digitalen Raum andere Mechanismen für Vertrauen und Sicherheit. Deshalb sind die Anforderungen hier besonders hoch: Die Signatur basiert auf einem qualifizierten Zertifikat, das nur ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter ausstellen darf. Dieser Anbieter muss strenge Vorgaben erfüllen und wird regelmäßig von der Bundesnetzagentur auditiert. Vor der Ausstellung wird zudem die Identität der unterzeichnenden Person verlässlich überprüft. So lässt sich die Signatur einer bestimmten Person zuordnen und der Prozess wird deutlich besser gegen Missbrauch abgesichert.

Elektronische rechtsgültige Unterschriften bringen vor allem Tempo in Prozesse. Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und wieder verschickt werden. Das spart Zeit, reduziert Medienbrüche und macht Abläufe oft deutlich schlanker. Gleichzeitig lassen sich digitale Signaturprozesse besser in bestehende Workflows integrieren. Gerade für Unternehmen ist das ein großer Vorteil: Sie gewinnen Geschwindigkeit, ohne bei rechtlicher Sicherheit pauschal Abstriche zu machen. Entscheidend ist nur, dass die passende Signaturstufe gewählt wird.

Dokumente elektronisch unterschreiben klingt erstmal einfach. In Wirklichkeit steckt dahinter aber eine wichtige Unterscheidung: zwischen elektronischer Signatur, fortgeschrittener elektronischer Signatur und qualifizierter elektronischer Signatur. Alle drei haben ihren Platz. Die einfache Stufe ist schnell und pragmatisch. Die fortgeschrittene Stufe schafft mehr Sicherheit. Die qualifizierte Stufe ist dort entscheidend, wo die elektronische Form im Rechtssinn gebraucht wird und die Unterschrift besonders belastbar sein soll.

Wer das sauber trennt, digitalisiert nicht nur schneller, sondern auch sinnvoller. Denn die beste Signaturart ist nicht automatisch die höchste, sondern die, die zum jeweiligen Dokument und zum jeweiligen Risiko passt.

Wer digitale Prozesse nicht nur schneller, sondern auch rechtlich sauber aufsetzen möchte, braucht einen verlässlichen Partner. Als qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter bieten wir bei SIGN8 alle drei eIDAS-Signaturarten an und helfen dabei, für jeden Anwendungsfall den passenden Weg zu finden. So können Dokumente digital, nachvollziehbar und rechtsgültig unterschrieben werden. Für einen Einblick in unsere Lösungen stehen wir jederzeit gern für eine Demo bereit.