Die Digitalisierung hat mittlerweile in fast allen Unternehmen Einzug gehalten – das gilt natürlich auch für die Immobilienbranche. Dennoch werden in diesem Bereich noch viele Dokumentationsprozesse manuell abgewickelt. Wir zeigen Ihnen 5 wichtige Vorteile, warum E-Signaturen und Siegel für eine erfolgreiche Immobilienbranche unverzichtbar sind.
Wenn man die Immobilienbranche mit der vor ein paar Jahren vergleicht, fallen einem direkt viele Unterschiede auf. Viele Wohnungssuchen laufen mittlerweile digital über bspw. Immoscout ab und Makler und Immobilienfirmen müssen sich flexibel an den sich stetig verändernden Markt anpassen und schnell reagieren. Ein aufwändiger manueller Signaturprozess passt somit nicht gut in das Berufsbild. Aber gerade in der Immobilienbranche gibt es besonders viele Dokumente und Verträge, die unterzeichnet und verwaltet werden müssen, wie Miet- & Kaufverträge, Grundbuchauszüge, Übergabeprotokolle, usw. Der Einsatz von E-Signaturen und elektronischen Siegeln ermöglicht es Unternehmen und Maklern, jederzeit wichtige Dokumente einzusehen, schnell zur Unterschrift auszuschicken und sicher und einfach zu archivieren.
Das sind aber längst noch nicht alle Vorteile! Im Folgenden möchten wir Ihnen an 5 wichtigen Aspekten aufzeigen, wie die Nutzung von E-Signaturen und Siegeln der Immobilienbranche einen Mehrwert verschaffen kann.
1. Zeitersparnis
Ob auf einer Geschäftsreise, bei einer Wohnungsbesichtigung mit Kunden oder auch im Urlaub – gerade in größeren Unternehmen sind nie alle Mitarbeiter immer im Büro, wodurch zu signierende Dokumente oft liegen bleiben oder sogar ganz untergehen. Mit einer digitalen Abwicklung kann dies nicht geschehen, denn alle relevanten Workflows für die Immobilienbranche können jederzeit von überall aus signiert und verwaltet werden, wodurch der Signaturprozess nicht mehr standortgebunden ist. Da sich über die digitale Anwendung auch Deadlines setzen lassen sowie Erinnerungen verschickt werden können, werden Workflows viel schneller abgewickelt als über den manuellen Weg.
2. Erhöhte Sicherheit
Immobiliendokumente enthalten wichtige private Informationen, was sie automatisch zu sensiblen Dokumenten macht und dementsprechend geschützt werden müssen. Als von der Bundesnetzagentur zertifizierter Trust Service Provider, bietet SIGN8 daher mehrere Sicherheitsstufen, wie die Überprüfung der Identität des Empfängers mit einer digitalen Ausweiskontrolle oder dem Verschicken eines SMS-Codes. Da SIGN8 als einer der wenigen E-Signaturen Anbieter in Deutschland die qualifizierte elektronische Signatur (QES) anbieten darf, kann ein sehr hoher Sicherheitsstandard in der Immobilienbranche ermöglicht werden und sogar rechtsgültig die händische Unterschrift ersetzt werden.
3. Kostenreduzierung
Papierloses Arbeiten ist nicht nur nachhaltiger, sondern auch kostengünstiger als der manuelle Dokumentationsprozess. Das liegt daran, dass zum einen wichtige Ressourcen eingespart werden können, wie bspw. Papier-, Druck oder Versandmaterial, aber auch durch Zeiteinsparungen Personalkosten gesenkt werden können. Zum anderen können ebenfalls Kosten, wie Transport- und Lagerkosten reduziert werden, da das Versenden und Archivieren von Dokumenten und Verträgen durch eine digitale Lösung wegfallen.
4. Effizientere und genauere Arbeitsweise
Ein weiterer Vorteil des Einsatzes von E-Signaturen in der Immobilienbranche ist, dass Workflows effizienter abgeschlossen werden können und die Zusammenarbeit im Team verbessert werden kann. Da die Bearbeitung von Dokumenten digital stattfindet, wird eine neue, effizientere Arbeitsweise geschaffen, die es den Mitarbeitern und Maklern eines Unternehmens ermöglicht, agil und schnell zu arbeiten. Zudem kann mit einer digitalen Lösung die Fehlerquote reduziert werden, sodass Workflows präziser und genauer bearbeitet werden.
5. Bessere Kundenbindung
Durch die Nutzung von E-Signaturen kann in der Immobilienbranche die Kundenbindung verbessert werden, denn die Prozesse laufen dadurch schneller und effizienter ab. Zudem weist SIGN8, als digitales Tool zur Signierung und Verwaltung von Workflows, eine hohe Benutzerfreundlichkeit auf, die durch das einfache und intuitive Design sowie eine integrierte Help-Seite und einen zusätzlichen Support für Problemstellungen realisiert wird. Die Whitelabeling Funktion erlaubt es Ihnen, SIGN8 E-Mails an Ihre Corporate Design anzupassen. Dadurch entsteht auch beim Kunden ein konsistenter, professioneller Eindruck und die Markenwiedererkennung steigt, was sich ebenfalls positiv auf die Customer Experience auswirkt.
Insgesamt können mit dem Einsatz der SIGN8 E-Signaturen und Siegeln in der Immobilienbranche Dokumente und Unterschriften sicher und flexibel verwalten und dadurch viele Vorteile realisiert werden. Durch die Digitalisierung von Workflows können Unternehmen wertvolle Zeit und Ressourcen sparen und gleichzeitig die Kundenbindung verbessern. Mit SIGN8 kann für die Immobilienbranche dadurch ein entscheidender Mehrwert generiert werden und ist für eine erfolgreiche Geschäftsführung unentbehrlich.
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Falls Sie Fragen oder Anmerkungen zu SIGN8 in der Immobilienbranche oder zu SIGN8 im Allgemeinen haben, kontaktieren Sie uns gerne unter: info@sign8.eu.
