5 Mythen über qualifizierte elektronische Signaturen in der Schweiz – und warum sie falsch sind

Digitale Signaturen sind in der Schweiz auf dem Vormarsch – doch viele Unternehmen zögern noch. Warum? Weil sich hartnäckige Mythen halten, die Unsicherheit schüren. Dabei sind qualifizierte elektronische Signaturen (QES) nach ZertES nicht nur rechtssicher, sondern auch effizienter und kostengünstiger als papierbasierte Prozesse. In diesem Artikel räumen wir mit den fünf häufigsten Irrtümern auf und zeigen, warum digitale Signaturen längst kein Nice-to-have mehr sind, sondern ein Must-have für zukunftsfähige Unternehmen.

Warum Sie diesen Artikel lesen sollten:

– Viele Unternehmen verwechseln einfache (FES), fortgeschrittene (FES) und qualifizierte Signaturen (QES).

– Die Schweiz hat mit ZertES einen eigenen Standard – wir erklären, was das konkret für Sie bedeutet.

– Compliance, Sicherheit und Praxistauglichkeit werden oft falsch eingeschätzt.

Fangen wir mit dem ersten Mythos an – und dem wohl verbreitetsten.

In vielen Unternehmen kursiert noch immer die Meinung, dass nur handschriftliche Unterschriften in der Schweiz gültig sind. Doch das ist ein Irrtum.

Am 18. März 2016 wurde in der Schweiz das Bundesgesetz über die elektronische Signatur, kurz ZertES, verabschiedet. Darin wird geregelt:

– Qualitätsanforderungen an digitale Zertifikate und ihre Verwendung

– Voraussetzungen für Unternehmen, welche selbst als anerkannte Anbieter von elektronischen Signaturen und andere Zertifizierungsdienste agieren möchten

– Rechte und Pflichten dieser anerkannten Anbieter

Das ZertES verfolgt verschiedene Ziele:

– Förderung eines breiten Angebots an sicheren Zertifizierungsdiensten

– Begünstigung der Verwendung von Zertifizierungsdiensten

– Ermöglichung der internationalen Anerkennung der Anbieter von Zertifizierungsdiensten und ihrer Leistungen

Die Schweiz unterscheidet vier Arten elektronischer Signaturen:

– Einfache elektronische Signatur (EES): Die EES ist die niedrigste Stufe der elektronischen Signaturen und verfolgt keine besonderen Sicherheitsanforderungen. Man kann sie gut mit einer eingescannten Unterschrift vergleichen.

– Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Die FES weist ein höheres Sicherheitsniveau als die EES auf, da ein zweiter Faktor, z.B. SMS oder Anruf, die eindeutige Zuordenbarkeit einer Person gewährleistet.

– Geregelte elektronische Signatur (GES): Die GES ist eine besondere Form der fortgeschrittenen elektronischen Signatur, welcher unter Verwendung einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt wird.

– Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Die QES ist die höchste Stufe und ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.

Diese Gleichstellung regelt Art. 14 Abs. 2bis des Schweizerischen Obligationenrechts (OR):

„Der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist die mit einem qualifizierten Zeitstempel verbundene qualifizierte elektronische Signatur gemäss Bundesgesetz vom 18. März 2016 über die elektronische Signatur. Abweichende gesetzliche oder vertragliche Regelungen bleiben vorbehalten.“

Ein gängiges Beispiel dazu ist der Kreditvertrag. Wird dieser mit einer QES unterzeichnet, ist er genauso verbindlich wie ein per Hand unterschriebenes Papierdokument und kann vor Gericht als vollständiger Beweis dienen.

Wenn Sie also das nächste Mal vor der Frage stehen, ob eine QES für Ihre Geschäfte ausreicht, erinnern Sie sich an diesen Artikel: Für über 95% aller Verträge ist eine QES die rechtssichere, effiziente Lösung. Ausnahmen wie Testamente oder Grundstückskäufe, die weiterhin notariell beglaubigt werden müssen, sind selten. Sollten Sie Zweifel haben, lohnt sich eine kurze Prüfung Ihres Anwendungsfalls.

Übrigens gibt es auch für die EU ein Pendant zur ZertES: Die eIDAS-Verordnung. Die eIDAS-Verordnung genießt ebenfalls in der Schweiz Rechtsgültigkeit, was zur Folge hat, dass die QES in der gesamten EU als rechtsgültig anerkannt werden muss.

Viele Unternehmen schrecken vor digitalen Signaturen zurück, weil sie hohe Kosten und technischen Aufwand befürchten. Doch die Realität sieht anders aus.

Beim Kostenpunkt lässt sich eine einfache Rechnung vornehmen: Stellen Sie sich den Prozess Arbeitsvertrag vor: Dieser muss mindestens vom Bewerber und der Personalabteilung unterschrieben werden. Der papiergebundene Prozess erfordert das Ausdrucken, das Versenden, das Unterschreiben, das Rückversenden sowie die manuelle Prüfung, ob alle Unterschriften vorhanden sind. Hier kommt man schnell auf CHF 10-20 pro Dokument.

Wird der Arbeitsvertrag elektronisch unterschrieben, fallen diese Arbeitsschritte weg: Alle Empfänger des Dokuments werden direkt von dem Signatur Portal heraus zur elektronischen Signatur aufgefordert und durchlaufen einen vordefinierten Prozess inklusive Identifizierung. Alle Vertragsparteien werden innerhalb weniger Sekunden über die erfolgte Signatur informiert und können den unterschriebenen Arbeitsvertrag herunterladen. Je nach Signaturvolumen können Sie mit Kosten in Höhe von CHF 0,50 bis 2 pro Signatur rechnen.

Vergleicht man die Kosten des Papierprozesses mit denen des digitalen Prozesses, relativiert sich das Kostenargument schnell.

Auch die Bedenken, elektronische Signaturen seien mit einem hohen technischen Aufwand verbunden, lassen sich leicht widerlegen.

Moderne APIs ermöglichen die Einbindung in bestehende Systeme wie CRM, DMS oder Online-Banking je nach Entwicklerkenntnissen schon innerhalb von 2-4 Wochen. Die Integration einer elektronischen Signatur direkt in den Prozess, auch Embedded Signing genannt, vermeidet Medienbrüche, verbessert das Kundenerlebnis und minimiert Abbruchraten.

Ein weiterer Punkt, der für elektronische Signaturen spricht, ist die hohe Skalierbarkeit. Dokumente können unabhängig von Standort und Uhrzeit digital unterschrieben werden – ideal für international tätige Unternehmen.

Um diesen Mythos endgültig abzuschließen, möchten wir noch ein kurzes Beispiel anbringen: Eine Schweizer Bank konnte durch die Umstellung auf digitale Signaturen ihre Kontoeröffnungszeit von 5 auf 2 Tage reduzieren, bei gleichzeitiger Kostensenkung um 70%.

Natürlich kostet die initiale Einrichtung Geld, aber die langfristigen Einsparungen überwiegen bei Weitem.

Viele KMUs denken, digitale Signaturen seien nur etwas für Konzerne. Doch gerade für kleine und mittlere Unternehmen bieten sie enorme Vorteile.

Auch dieser Mythos kann einfach widerlegt werden, denn Compliance betrifft alle. Vorschriften wie FATCA, CRS, DGSVO oder branchenspezifische Standards müssen von allen Unternehmenstypen eingehalten werden. Digitale Signaturen unterstützen hierbei, indem sie Nachweisbarkeit vereinfachen und Haftungsrisiken minimieren.

Digitale, medienbruchfreie Prozesse sind für Kund:innen mittlerweile kein Nice-to-have mehr, sondern ein wichtiges Entscheidungskriterium, vor allem im B2B-Bereich.

Kund:innen vergleichen nicht nur Produkte, sondern auch Prozesse und wählen Anbieter, die digitale Reife beweisen. In der Schweiz nutzen bereits über 60% der Unternehmen digitale Signaturen, die Tendenz dabei ist stark steigend. Wer hier nicht mitzieht, riskiert als veraltet wahrgenommen zu werden.

Auch hier möchten wir zur Veranschaulichung ein Praxisbeispiel anbringen: Ein Schweizer HR-Tech-Startup reduzierte durch digitale Arbeitsverträge die Vertragsabwicklungszeit von 5 auf 1 Tage und steigerte so seine Kundenakquise um 30% innerhalb weniger Monate. Der Gamechanger: Bewerber:innen konnten Verträge sofort und von überall aus unterschreiben, statt auf lange Postwege zu warten.

Übrigens: Da elektronische Signaturen mit dem Unternehmen mitwachsen, hatte das HR-Tech-Startup auch bei steigendem Auftragsvolumen keine Probleme – der Signaturprozess läuft weiterhin stabil und effizient.

Sicherheit ist das größte Bedenken vieler Unternehmen. Doch qualifizierte elektronische Signaturen sind sicherer als handschriftliche Unterschriften, wenn sie richtig eingesetzt werden.

Ihre Sicherheit basiert auf drei tragenden Säulen: Technik, Nachweisbarkeit und Kontrolle.

Technik:

QES basieren auf verschlüsselten Zertifikaten, welche höchste Sicherheitsstandards wie ETSI-Normen oder ISO 27001 erfüllen müssen. Zertifikate für eine QES ausstellen dürfen nur bestimmte Anbieter, sogenannte Zertifizierungsdiensteanbieter. Diese Anbieter müssen sich regelmäßigen, unabhängigen Audits unterziehen, um die strengen Sicherheitsstandards zu gewährleisten. Es sollte auch bedacht werden, dass jede QES eindeutig einem Unterzeichner zugeordnet werden kann und kryptografische Verfahren sicherstellen, dass die Signatur nicht manipuliert werden kann.

Nachweisbarkeit:

Wer digital signiert, profitiert von einem lückenlosen Audit-Trail. Das bedeutet, dass jede QES einen revisionssicheren Nachweis erzeugt, der folgende Daten protokolliert:

– Wer hat unterschrieben? (Identität via Zertifikat, z. B. SwissID oder Video-Ident)

– Wann wurde unterschrieben? (Zeitstempel mit UTC-Zeit, manipulationssicher)

– Was wurde unterschrieben? (Dokumenten-Hash, der selbst kleinste Änderungen erkennt)

– Wo wurde unterschrieben? (IP-Adresse, Geräte-ID – optional)

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Schweizer Finanzunternehmen nutzt QES für Kreditverträge. Bei einer internen Prüfung stellte sich heraus, dass ein Kunde behauptete, einen Vertrag nie unterzeichnet zu haben. Der Audit-Trail zeigte jedoch:

– Die Signatur erfolgte am 12.05.2024 um 14:32 Uhr (Zeitstempel).

– Die Identität wurde via SwissID mit Zwei-Faktor-Authentifizierung bestätigt.

– Der Dokumenten-Hash bewies, dass keine nachträglichen Änderungen vorgenommen wurden.

Der Fall konnte innerhalb weniger Minuten geklärt werden – ohne Gutachten. Hätte der Kunde den Vertrag handschriftlich unterzeichnet und per Post zurückgesendet, gäbe es weder einen Zeitstempel, noch eine Identifizierung oder gar einen Hash – dafür aber ein langwieriges Streitverfahren!

Kontrolle

Sie halten einfache E-Signatur-Tools, z.B. per E-Mail, für unsicher? Da liegen Sie nicht ganz falsch. Aber: qualifizierte elektronische Signaturen nach ZertES bieten maximalen Schutz und Kontrolle. ZertES-konforme Signaturlösungen unterliegen strengen Anforderungen an den Umgang mit Identitäts- und Zertifikatsdaten. Für Sie bedeutet das: sensible Daten bleiben geschützt und Sie behalten die Kontrolle über Identitäten und Zertifikate.

Viele Unternehmen glauben, dass digitale Signaturen keine rechtlich verbindlichen Stempel oder Siegel ersetzen können. Doch auch das ist ein Mythos.

Neben den bereits vorgestellten Signaturarten definiert das Schweizer Signaturgesetz auch ein Siegel: das geregelte elektronische Siegel. Im Gegensatz zu den Signaturen gibt es beim Siegel nur eine Form.

Rechtlich gesehen hat das geregelte elektronische Siegel dieselbe rechtliche Wirkung wie ein physischer Stempel. Es kann also ohne Bedenken für Compliance-Dokumente, Rechnungen oder behördliche Bescheide eingesetzt werden. Der bedeutende Unterschied zwischen Signatur und Siegel liegt in der Anwendergruppe:

– Signaturen werden für natürliche Personen ausgestellt

– Siegel werden für juristische Personen ausgestellt

Im Praxiseinsatz kann die Aufteilung folgendermaßen aussehen: Ein Schweizer Bankinstitut nutzt das geregelte elektronische Siegel für FATCA/CRS-Meldungen und die qualifizierte elektronische Signatur für Kreditverträge mit Endverbrauchern. Mit der richtigen Lösung lassen sich beide Dienste bequem sogar aus einer Hand nutzen.

Qualifizierte elektronische Signaturen sind rechtssicher, kostengünstig, skalierbar und sicherer als Papier. Die fünf Mythen, die wir widerlegt haben, halten viele Unternehmen davon ab, digitale Prozesse einzuführen. Dabei sind sie längst Standard in der Schweizer Wirtschaft.

Egal ob Banken, Versicherungen oder LegalTech: Digitale Signaturen bieten klare Vorteile

✅ Rechtssicherheit (ZertES & eIDAS)

✅ Kosteneinsparungen (bis zu 70% weniger Prozesskosten)

✅ Effizienzsteigerung (Signaturen in Echtzeit)

✅ Zukunftssicherheit (bereit für EUDI-Wallet & eIDAS 2.0)