Die Herausforderung:
Im Bildungsbereich werden besonders schützenswerte personenbezogene Daten verarbeitet, etwa von Kindern, Jugendlichen oder Studierenden. Die Einhaltung der DSGVO ist dabei essenziell, doch viele digitale Prozesse bieten keine ausreichende Sicherheit oder Transparenz.
Diese Dokumente kannst du im Bildungswesen digital unterschreiben
Elektronische Signaturen gehören heute zum Bildungsalltag. Statt Stempeln, Ordnern und langen Wegen können heute Mitarbeitende und Studierende wichtige Dokumente digital unterschreiben – natürlich rechtsgültig.
So entstehen schlanke Prozesse, weniger Papieraufwand und Abläufe, die jederzeit und von überall funktionieren.
Studienbezogene Unterlagen
Signatur und Siegel von Abschlusszeugnissen
Immatrikulations- und Meldebescheinigungen
(Hoch-)Schulanmeldungen
Notenübersichten
Abschlussarbeiten
Forschungsförderung und Kooperationen
Förderanträge für Drittmittelprojekte
Kooperationsverträge mit Partnerinstitutionen
Vertragliche & administrative Prozesse
Unterzeichnung von Arbeitsverträgen
Ausbildungsverträge und Berichtshefte
Studienverträge sowie Anträge im Rahmen von Stipendien oder Austauschprogrammen (z. B. ERASMUS)
Öffentliche & offizielle Kommunikation
Amtliche Bekanntmachungen und Veröffentlichungen
Elternkommunikation
Genehmigungen
Kommunikation mit Fördereinrichtungen
Fortbildungsnachweise und -Zertifikate
Deine Vorteile mit SIGN8
Flexibel skalierbar
Von der unkomplizierten Nutzung per Web App bis zur vollständigen Integration in deine Infrastruktur – SIGN8 wächst mit deinen Anforderungen.
Vielseitig kompatibel
Du kannst unsere TCI gemeinschaftlich nutzen, etwa innerhalb von Verbünden oder Hochschulnetzwerken. Auch eine gemeinsame Anschaffung ist möglich, um deine Ressourcen zu bündeln und Kosten zu sparen.
On-Premises-Optionen
Mit unseren On-Premises-Funktionen profitierst du von optimaler Performance und höchsten Sicherheitsstandards.
Agilität
Wir sind ein techniknahes und reaktionsschnelles Team und gehen flexibel auf deine individuellen Anforderungen ein – auch bei Sonderfällen wie optionalen PKI-Erweiterungen oder komplexen Integrationen.
Wir kennen deine Herausforderungen
Strenge Datenschutzbestimmungen
Unsere Lösung:
Unsere Lösung erfüllt höchste Datenschutzanforderungen und wurde speziell für den datenschutzkonformen Einsatz in sensiblen Bereichen entwickelt. Alle Prozesse, von der Identifizierung bis zur Signatur, erfolgen DSGVO-konform, nachvollziehbar und sicher innerhalb einer souveränen Infrastruktur. So bleibt der Schutz personenbezogener Daten jederzeit gewährleistet.
Dienstliche Smartphones stehen nicht zur Verfügung
Die Herausforderung:
In vielen Bildungseinrichtungen haben Mitarbeitende kein dienstliches Smartphone zur Verfügung, insbesondere in der Verwaltung oder bei Teilzeitkräften ist das häufig der Fall. Mobile Identifizierungsverfahren, die auf Apps oder SMS setzen, stoßen hier schnell an ihre Grenzen und erschweren digitale Prozesse unnötig.
Unsere Lösung:
Unsere vollständig browserbasierte Identifizierung und Authentifizierung funktioniert ohne Smartphone. Mitarbeitende können sich sicher und rechtskonform direkt am Desktop oder Laptop ausweisen, ganz ohne zusätzliche Geräte oder App-Installationen. So wird digital unterschreiben für alle zugänglich – unabhängig von der technischen Ausstattung.
Große Anzahl an zu siegelnde Dokumente
Die Herausforderung:
Im Bildungsbereich fallen regelmäßig große Mengen an Dokumenten an, die rechtssicher signiert oder gesiegelt werden müssen – etwa Abschlusszeugnisse, Notenübersichten oder Immatrikulations-bescheinigungen. Die manuelle Bearbeitung ist dabei nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig.
Unsere Lösung:
Eine leistungsfähige Stapelverarbeitung für digitale Signaturen und Siegel. Dabei kommen auch Schattensignaturen und Schattensiegel zum Einsatz – Verfahren, bei denen qualifizierte Signaturen oder Siegel zentral im Hintergrund erzeugt und systemseitig eindeutig mit den Dokumenten verknüpft werden. So können hunderte Unterlagen automatisiert, effizient und rechtskonform verarbeitet werden – ideal für zentrale Verwaltungsstellen, Prüfungsämter oder Hochschulservicezentren.
Differenzierte Anforderungen je nach Fakultät
Die Herausforderung:
In Bildungseinrichtungen ist die Organisationsstruktur oft komplex: Verschiedene Fakultäten, Fachbereiche oder Verwaltungseinheiten benötigen eigene Siegel oder Signaturen. In starren Systemen führt das zu manuellem Aufwand, Medienbrüchen und unnötiger Bürokratie.
Unsere Lösung:
Mit unserer Lösung lassen sich Siegel und Signaturen flexibel und automatisiert einzelnen Fakultäten oder Abteilungen zuordnen. Rechte, Rollen und Zertifikate werden zentral verwaltet – und alle können Dokumente digital unterschreiben, ohne dass Prozesse ihre dezentrale und effiziente Arbeitsweise verlieren.
Wir beantworten die häufigsten Fragen
Welche Dokumente können im Bildungswesen digital unterschrieben oder gesiegelt werden?
Typische Beispiele sind Zeugnisse, Immatrikulations- und Meldebescheinigungen, (Hoch-)Schulanmeldungen, Notenübersichten, Abschlussarbeiten sowie Förderanträge, Kooperationsverträge und verschiedene Verwaltungsdokumente. Außerdem gelten amtliche Bekanntmachungen, Genehmigungen und Fortbildungsnachweise als Anwendungsfälle.
Ist digitales Unterschreiben auch ohne dienstliches Smartphone möglich?
Ja, du kannst Dokumente auch ohne dienstliches Smartphone digital unterschreiben oder siegeln.
Auch die Authentifizierung und die für eine QES einmalig erforderliche Identifizierung können vollständig im Browser erfolgen. Du weist dich dabei direkt am Desktop oder Laptop aus – ganz ohne zusätzliche Geräte oder App-Installation.
Wie unterstützt SIGN8 bei hohen Dokumentenmengen, z. B. bei Zeugnissen?
Für große Mengen kannst du auf die Stapelverarbeitung für digitale Signaturen und Siegel zurückgreifen. Mit Hilfe von Schattensignaturen und Schattensiegel können hunderte Dokumente automatisiert, effizient und rechtskonform verarbeitet werden.
Können verschiedene Fakultäten oder Abteilungen mit eigenen Siegeln und Rechten arbeiten?
Ja, Siegel und Signaturen lassen sich flexibel einzelnen Fakultäten oder Abteilungen zuordnen lassen. Du kannst ebenfalls Rechte, Rollen sowie Zertifikate zentral verwalten.
Ist die Lösung auch für größere Einrichtungen oder Verbünde geeignet?
Ja, unsere Lösungen wachsen mit deinen Anforderungen. Sie skalieren vom unkomplizierten signing portal bis zur vollständigen Integration in die eigene Infrastruktur . Du kannst unsere TCI auch gemeinschaftlich in Verbünden oder Hochschulnetzwerken nutzen.
Gibt es eine On-Premises-Option?
Als On-Premises-Option steht unsere Trust Center Infrastruktur (TCI) zur Verfügung. Du bekommst einen eigenen Hochleistungsserver, welcher in deinem eigenen Rechenzentrum oder in unserem Rechenzentrum gehostet wird. Die TCI eignet sich besonders bei hohen Signaturvolumina oder strengen Sicherheitsanforderungen.
Zukunftschancen & Potenziale im Bildungswesen
Die Digitalisierung im Bildungsbereich steht erst am Anfang, doch viele Technologien bieten enormes Potenzial für mehr Sicherheit, Effizienz und Nutzerfreundlichkeit. Wir denken weiter und bereiten unsere Lösungen gezielt auf kommende Entwicklungen vor:
Digitale Wallets
Wir ermöglichen die Integration digitaler Ausweise, z.B. für Professor:innen, Mitarbeitende oder Studierende. Ob für die Prüfungsanmeldung, Zutrittskontrollen oder digitale Authentifizierung: Digitale Wallets schaffen neue Möglichkeiten für sichere, mobile Identitätsnachweise im (Hoch-)Schulalltag.
S/MIME
Für die vertrauliche Kommunikation zwischen Hochschulen und Studierenden ist E-Mail-Verschlüsselung unverzichtbar. Durch S/MIME-Zertifikate stellen wir sicher, dass E-Mails nicht nur authentisch, sondern auch verschlüsselt und DSGVO-konform versendet werden können.
Ledger-Technologie
Blockchain- bzw. Ledger-basierte Ansätze ermöglichen eine fälschungssichere, nachvollziehbare und transparente Dokumentation. Wir beobachten diese Entwicklungen aktiv und prüfen sinnvolle Anwendungsszenarien im Bildungskontext.
