Die Einführung von digitalen Signaturen bringt in der Pharmaindustrie wesentliche Vorteile mit sich und kann den Digitalisierungsprozess in dieser Branche deutlich beschleunigen.
Fehlende Digitalisierung, hohe Archivierungskosten und lange Bearbeitungszeiten sind in der Pharmabranche leider häufig noch Standard. In einem regulierten Umfeld, wie der Pharmaindustrie, muss alles dokumentiert und nachgewiesen werden, sodass ständige Unterschriften erforderlich sind. Dies gilt für eine hohe Anzahl an Dokumenten, wie Anträge, Checklisten, Formblätter sowie Herstellungs- oder Prüfprotokolle. Da der Signierungsprozess meist manuell abläuft und manche Abläufe gegebenenfalls sogar von mehreren Personen geprüft werden müssen, können dafür nicht nur eine lange Bearbeitungszeiten anfallen, sondern auch ein immenser Papierverbrauch und Kostenaufwand.
In der Pharmaindustrie gelten lange Archivierungsfristen, sodass alle Dokumente systematisch geordnet werden müssen, um sie in Problemfällen schnell wieder zu finden. Bei der hohen Menge an ausgedruckten und unterschriebenen Dokumenten sammeln sich jedoch schnell so viele an, dass dafür extra Lagehallen gemietet sowie Mitarbeiter für deren Verwaltung eingestellt werden müssen. Digitale Signaturen und Prozesse könnten hier Abhilfe leisten.
Mit fortschreitender Digitalisierung rückt vor allem das Thema „Data Integrity“ immer mehr in den Fokus der Pharmaunternehmen und Überwachungsbehörden. Die Frage wie robust Daten aufgezeichnet sind, also inwiefern die Daten korrekt, vollständig und konsistent sind, und ob die geltenden Sicherheitsauflagen berücksichtigt worden sind, ist im GxP Umfeld von besonderer Bedeutung. Mit SIGN8 lassen sich dabei all diese Vorgaben erfüllen. Somit ist die E-Signatur Lösung perfekt geeignet, um die Pharmaindustrie fortschreitend zu digitalisieren.
Die Vorteile einer Digitalisierung dieser aufwändigen Signatur- und Lagerprozesse im Pharmaumfeld liegen auf der Hand: neben einer hohen Flexibilität im Arbeitsalltag, können mit der Nutzung von digitaler Archivierung Zeit- und Kosten erheblich eingespart werden. Ein langes Suchen in alten Akten, ist somit Schnee von gestern, da man ganz einfach mit verschiedenen Funktionen, wie der Filterfunktion, nach dem jeweiligen Dokument suchen kann. Ebenso lässt sich die Fehleranfälligkeit und das Risiko, das Protokoll über die Zeit zu verlieren, deutlich reduzieren. Doch die vollständige digitale Umsetzung dieser Prozesse gestaltet sich leider in der Realität noch einmal deutlich schwieriger.
SIGN8 ist eine geeignete Technologie, um die Einhaltung der Richtlinien auch in digitaler Form zu gewährleisten und rechtsgültig Dokumente zu signieren. Um den ganzen Arbeitsprozess in der Pharmaindustrie über ein digitales Tool ablaufen zu lassen, besteht noch einiges an Entwicklungsbedarf, jedoch bieten bereits digitale technische Lösungen wie SIGN8 einen großen Mehrwert für die noch manuellen Signatur- und Freigabeprozesse in der Pharmabranche.
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