Ein PDF digital unterschreiben können Sie ganz einfach, ohne dass Sie das Dokument ausdrucken oder manuell unterschreiben müssen. Mit digitalen Unterschriften können Sie nicht nur Zeit sparen, sondern auch den gesamten Prozess der Dokumentenunterzeichnung effizient und rechtskonform gestalten. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie ein PDF digital in der Cloud unterschreiben können – schnell, sicher und ohne Softwaredownload.
PDF digital unterschreiben – So geht’s:
Trust Service Provider (TSP) auswählen
Wenn Sie ein PDF digital unterschreiben möchten, ist die Wahl eines geeigneten Signaturanbieters der erste Schritt. Soll Ihr PDF rechtsgültig unterzeichnet werden, empfiehlt sich ein Trust Service Provider. Dieser ist von der Bundesnetzagentur in Deutschland zertifiziert und berechtigt, qualifizierte elektronische Signaturen (QES) auszustellen. Mit einem qualifiziert signierten Dokument sind Sie auch vor Gericht auf der sicheren Seite.
PDF-Dokument vorbereiten
Bevor Sie eine digitale Unterschrift hinzufügen, stellen Sie sicher, dass Ihr Dokument im PDF-Format vorliegt. Falls es sich um ein anderes Dateiformat handelt, können Sie es mit einem Online-Tool oder einer geeigneten Software in ein PDF umwandeln. Wenn Sie auf eine lokale Signaturlösung zurückgreifen, können Sie auch andere Dateiformate unterschreiben.
Signaturlevel und Empfänger auswählen
Laden Sie Ihr PDF auf die gewählte Signaturplattform hoch und entscheiden Sie, welches Signaturniveau (einfach, fortgeschritten oder qualifiziert) Sie benötigen. Das Signaturniveau richtet sich nach der erforderlichen Sicherheit und dem rechtlichen Status der Unterschrift in Abhängigkeit vom Anwendungsfall. Wählen Sie anschließend aus, ob Sie das Dokument selbst unterzeichnen oder es zur Signatur an eine dritte Person weiterleiten möchten.
Identifizierung bzw. Authentifizierung
Wenn Sie ein PDF digital unterschreiben und sich für eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) entscheiden, müssen Sie sich einmalig identifizieren. Dafür stehen verschiedene Verfahren zur Verfügung, die vollständig online durchgeführt werden können. (NECT, Verimi, AusweisApp, SIGN8 Ident). Ein gültiges Ausweisdokument -Reisepass oder Personalausweis- ist für die Identifizierung erforderlich. Für eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) genügt es, eine Telefonnummer für die Zwei-Faktor-Authentifizierung anzugeben. Sobald Sie sich identifiziert / authentifiziert haben, erstellt der Trust Service Provider Ihr Zertifikat. Dieses ist in der Regel 5 Jahre gültig und bedeutet, dass Sie sich erst nach diesem Zeitraum eine neue Identifizierung durchlaufen müssen.
PDF mit digitaler Unterschrift herunterladen
Nach der erfolgreichen Signatur können Sie das PDF herunterladen und lokal speichern. Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) gewährleistet, dass das Dokument nicht nachträglich verändert werden kann. Das unterschriebene PDF kann nun entweder versendet oder archiviert werden.
Fazit: Digitale Unterschrift als Erfolgsfaktor
Ein PDF digital unterschreiben ist einfach und spart Zeit. Durch die Wahl der richtigen Software und Signaturart können Sie rechtssichere und verbindliche Unterschriften erstellen.
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Sie haben Fragen zum digitalen unterschreiben von PDF Dokumenten? Dann kontaktieren Sie uns gerne unter customerservice@sign8.eu. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!
