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Wann ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig?
Viele suchen nach „rechtsgültiger digitaler Unterschrift“ und meinen damit eigentlich: Hält das im Streitfall stand? Oder: ersetzt das die Unterschrift auf Papier wirklich?
Genau dafür gibt es in Europa einen klaren Rahmen: die eIDAS-Verordnung. Sie regelt, wie elektronische Signaturen und andere Vertrauensdienste aufgebaut sein müssen, damit sie EU-weit verlässlich genutzt und anerkannt werden können.
Wichtig ist: Nicht jede digitale Unterschrift ist automatisch „wie handschriftlich“.
Die eIDAS unterscheidet drei Signaturarten (Details findest du weiter unten) und je nach Vertrag, Gesetz oder Risiko ist ein anderes Niveau passend.
Wenn es aber um die echte Gleichstellung mit der handschriftlichen Unterschrift geht, ist die Antwort eindeutig: Das leistet nur die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Sie ist rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und wird dort relevant, wo Schriftform verlangt wird oder maximale Beweiskraft gebraucht wird.
Und noch ein Punkt, der oft untergeht: Neben Signaturen gibt es elektronische Siegel.
Während eine Signatur eine natürliche Person unterschreiben lässt, steht ein Siegel für die Herkunft und Unverändertheit von Dokumenten aus einer Organisation – also: „Das kommt wirklich von dieser Behörde oder diesem Unternehmen.“
Welche Dokumente brauchen eine QES?
Nicht jedes Dokument braucht eine QES. Entscheidend sind zwei Dinge: Welche Form wird verlangt und wie stark muss der Nachweis im Zweifel sein?
Wenn Gesetz oder Vertrag die Schriftform fordert, wird es streng: Schriftform heißt grundsätzlich „eigenhändig unterschrieben“ (§ 126 BGB).
Darf die Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden, brauchst du dafür eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) (§ 126a BGB).
In manchen Fällen ist die elektronische Form aber ausdrücklich ausgeschlossen, dann hilft auch die QES nicht, weil weiterhin Papier vorgeschrieben ist (z. B. Kündigungen im Arbeitsverhältnis, § 623 BGB).
Wenn es keine strenge Formvorgabe gibt, entscheidet meist der Beweisbedarf: Je höher Risiko, Streitwert oder Compliance-Anforderungen, desto eher lohnt sich ein höheres Signaturniveau. In unserem Blogbeitrag haben wir übrigens neun Anwendungsfälle von der QES in der Unternehmenspraxis zusammengefasst.
Es gibt drei Signaturarten
Wo liegen die Unterschiede?
Bevor du eine digitale Unterschrift erstellst, lohnt sich ein kurzer Reality-Check: Es gibt nicht „die eine“ elektronische Unterschrift, die immer passt. Die eIDAS unterscheidet drei Signaturniveaus – EES, FES und QES – die sich vor allem in Beweiskraft, Identitätsprüfung und Aufwand unterscheiden. (ec.europa.eu)
Die Tabelle unten hilft dir, schnell einzuordnen, was du wirklich brauchst: Geht es um eine schnelle Zustimmung im Alltag? Oder muss die Unterschrift im Zweifel auch vor Gericht standhalten? Besonders wichtig: Nur die QES ist in der EU rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.
Digitale Unterschrift erstellen – Deine vier Möglichkeiten im Überblick
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Wenn du das erste Mal qualifiziert signierst, musst du dich identifizieren.
Diese Möglichkeiten stehen dir zur Verfügung:
Validierung digitaler Unterschriften
Du möchtest die Echtheit einer digitalen Unterschrift überprüfen? Dann stehen dir folgende drei Möglichkeiten zur Verfügung:
FAQ zu digitalen Unterschriften
Was bedeutet „rechtsgültige digitale Unterschrift“?
Sie erfüllt die Anforderungen, die für dein Dokument gelten. Entscheidend sind Formvorgaben (Gesetz/Vertrag) und die Beweiskraft im Streitfall.
Welche Signaturniveaus gibt es (EES, FES, QES)?
eIDAS unterscheidet drei Niveaus: EES, FES und QES. Sie unterscheiden sich vor allem in Identitätsbezug, Nachweisbarkeit und Aufwand.
Brauche ich immer eine QES?
Nein. Eine QES ist vor allem dann sinnvoll, wenn maximale Beweiskraft gefragt ist oder „wie handschriftlich“ erwartet wird. Für viele Alltagsfälle reicht ein niedrigeres Niveau.
Ist eine Scan-Unterschrift im PDF automatisch „wie handschriftlich“?
Nein. Ein Scan kann Zustimmung ausdrücken, ist aber nicht automatisch einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.