Eine elektronische Signatur ist ein technischer Nachweis, dass ein Dokument unverändert ist und eine bestimmte Person (oder Identität) daran beteiligt war. Je nach Signaturniveau variiert, wie stark Identität, Integrität und Beweisbarkeit abgesichert sind. Meist wird sie direkt im PDF oder als Signaturdatei gespeichert.
FAQ zu digitalen Unterschriften
Wir antworten auf die häufigsten Fragen
Was ist eine elektronische Unterschrift genau?
Welche Signaturniveaus gibt es nach eIDAS?
Es gibt drei Signaturniveaus: einfache elektronische Signatur (EES), fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und qualifizierte elektronische Signatur (QES).
Was ist eine einfache elektronische Signatur (EES)?
Eine einfache Signatur ist jede elektronische Willensbekundung ohne strenge Anforderungen. Das kann z. B. ein getippter Name, ein Klick oder eine eingescannte Unterschrift sein. Sie ist nicht automatisch „ungültig“, hat aber im Streitfall wenig Beweiskraft. Für risikoarme interne Vorgänge reicht sie häufig.
Was ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)?
Eine fortgeschrittene Signatur ist eindeutig mit einer Person verknüpft und macht Änderungen am Dokument erkennbar. Sie muss die Person identifizierbar machen und mit Signaturdaten erstellt werden, die sie mit hoher Sicherheit allein kontrolliert. In der Praxis wird das häufig mit zertifikatsbasierten digitalen Signaturen umgesetzt. Ein Audit Trail ist nicht zwingend, erhöht aber die Nachvollziehbarkeit im Streitfall.
Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES)?
Eine QES ist die rechtlich stärkste Signatur und der Handschrift gleichgestellt. Sie wird mit einem qualifizierten Zertifikat und einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erstellt. In vielen Fällen ersetzt sie Papier, wenn Schriftform digital abgebildet werden soll. In der Praxis ist QES oft der „sicherste“ Weg bei hohem Streit- oder Haftungsrisiko.
Wie entscheide ich, welches Signaturniveau ich brauche?
Du entscheidest nach Risiko, Rechtsformvorgabe und Streitwahrscheinlichkeit des Dokuments. Eine einfache Faustregel: je höher das Risiko oder die Haftung sind, desto höheres Niveau. Viele Organisationen nutzen FES als Standard und QES nur für definierte Dokumentklassen. Eine kurze Dokumentenklassifizierung spart später viel Aufwand
Wann brauche ich eine QES?
Eine QES brauchst du, wenn Schriftform digital sicher ersetzt werden soll. Typische Gründe sind hohe Beweisanforderungen, klare Compliance-Vorgaben oder Vertragsklauseln mit „Schriftform“. Häufige Beispiele: bestimmte Kündigungen, risikoreiche Vertragsänderungen, sensible Vollmachten. Oft ist QES nicht gesetzlich zwingend, aber strategisch sinnvoll.
Was ist ein elektronisches Siegel genau?
Ein elektronisches Siegel ist das Pendant zum Unternehmensstempel und schützt die Herkunft und Integrität von Organisationsdokumenten. Es belegt, dass ein Dokument unverändert von einer juristischen Person stammt. Das ist ideal für Bescheide, Nachweise, Zertifikate oder Serienbriefe. Siegel funktionieren besonders gut in automatisierten Prozessen ohne „unterschreibende Person“.
Was ist der Unterschied zwischen dem elektronischen Siegel und der elektronischen Signatur?
Elektronische Signaturen werden für natürliche Personen ausgestellt, Siegel für juristische Personen. Eine Signatur zeigt, dass eine Person unterschrieben hat. Ein Siegel zeigt, dass ein Dokument unverändert von einer Organisation stammt.
Welche Signaturarten gibt es gem. eIDAS?
Gemäß eIDAS gibt es das fortgeschrittene elektronische Siegel und das qualifizierte elektronische Siegel (qSeal). Ein fortgeschrittenes Siegel lässt sich eindeutig einer Organisation zuordnen und macht nachträgliche Änderungen am Dokument erkennbar. Das qSeal ist die höchste Stufe: Es basiert auf einem qualifizierten Zertifikat und wird EU-weit als besonders beweiskräftig anerkannt.
Wie funktioniert eine elektronische Unterschrift technisch in einfachen Worten?
Sie erzeugt einen kryptografischen Fingerabdruck, der Änderungen am Dokument erkennbar macht. Vereinfacht: Aus dem Dokument wird ein Hash gebildet, der signiert wird. Jede Änderung verändert diesen Fingerabdruck und fällt bei der Prüfung auf. Dazu kommen Zertifikate, die die Identität (oder Organisation) belegen.
Was ist ein Vertrauensdiensteanbieter (TSP) und wieso ist er wichtig?
Ein TSP stellt Signaturen, Siegel und Zertifikate nach dem eIDAS-Standard bereit. Für qualifizierte Signaturen und Siegel braucht es einen qualifizierten TSP und qualifizierte Zertifikate. Der TSP muss hohe Sicherheitsstandards erfüllen, wird regelmäßig durch entsprechende Behörden überprüft und ist dazu bevollmächtigt, qualifizierte Vertrauensdienste bereitzustellen.
Was bedeutet Langzeitvalidierung bei elektronischen Signaturen?
LTV sorgt dafür, dass Signaturen auch Jahre später noch prüfbar bleiben. Dafür werden zusätzliche Validierungsdaten (z. B. Zeitstempel oder Sperrinfos) eingebettet oder archiviert. Ohne LTV kann eine Signatur später schwerer beweisbar sein, wenn Zertifikate ablaufen.