Durch die zunehmende Globalisierung und Digitalisierung verändert sich unsere Arbeitsstruktur in eine neue Arbeitsform, die den Fokus u.a. auf Freiheit und Selbstständigkeit legt. Hierbei können E-Signaturen eine innovative Unterstützung sein. Inwiefern sie den Arbeitsalltag erleichtern können, erfahren Sie im Folgenden.
Der Begriff „New Work“ ist längst kein Fremdwort mehr, denn mit der zunehmenden Automatisierung von Arbeitsprozessen in Unternehmen verändert sich nicht nur die Arbeitsweise der Mitarbeiter, sondern auch der Mindset. Doch was bedeutet New Work eigentlich genau? New Work beschreibt den strukturellen Wandel in unserer Arbeitswelt, der mehr Freiheit fordert, wie bspw. Home-Office, Co-Working Spaces oder eine gute Work-Life Balance. Aber auch ein effizienteres Arbeiten mit digitalen Tools und agilen Arbeitsmethoden wird unter diesem Begriff verstanden. Allerdings erfordert diese Art der Arbeit auch innovative Lösungen, um den reibungslosen Ablauf von Geschäftsprozessen zu gewährleisten. Eine solche Lösung sind E-Signaturen, die es ermöglichen, Dokumente digital zu unterzeichnen, ohne dass physische Unterschriften erforderlich sind.
Vorteile von E-Signaturen für das Home-Office & New Work
Durch den Einsatz von E-Signaturen können Unternehmen zahlreiche Vorteile genießen. Zum einen sparen sie Zeit und Kosten, indem sie auf den Druck von Papierdokumenten und den Versand per Post verzichten. Verträge können innerhalb von Minuten statt Tagen unterzeichnet werden, was die Arbeitsprozesse erheblich beschleunigt.
Darüber hinaus fördern E-Signaturen eine erhöhte Effizienz, da sie digitale Workflows ermöglichen. Dokumente können nahtlos zwischen den beteiligten Parteien ausgetauscht und bearbeitet werden, ohne dass physische Kopien erstellt oder verschickt werden müssen. Dies erleichtert die Zusammenarbeit zwischen remote arbeitenden Teams, die in verschiedenen Zeitzonen oder geografischen Standorten tätig sind.
Zudem können Verträge und Dokumente auch standortübergreifend signiert und verwaltet werden, sodass Mitarbeiter auch unterwegs schnell wichtige Workflows abschließen können und nicht lange auf Rückmeldungen gewartet werden muss. Aber auch Workations können mit dem Einsatz von E-Signaturen problemlos ermöglicht werden, da alle Abschlüsse und Signaturen schnell und einfach auch aus dem Ausland digital erfolgen können.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Nachhaltigkeit. E-Signaturen reduzieren den Papierverbrauch und den ökologischen Fußabdruck von Unternehmen, was zu umweltfreundlicheren Arbeitspraktiken beiträgt.
Sicherheit und Vertraulichkeit bei E-Signaturen
Ein wichtiger Aspekt bei der Verwendung von E-Signaturen ist die Sicherheit und Vertraulichkeit der übermittelten Dokumente. Mit dem E-Signaturen Tool SIGN8 kann dies gewährleistet werden, durch die Nutzung fortschrittlicher Verschlüsselungstechnologien und einer Zwei-fach Authentifizierung bei qualifizierten elektronischen Signaturen (QES), um sicherzustellen, dass die Unterschrift tatsächlich von der autorisierten Person stammt.
Zusätzlich zu den technischen Sicherheitsmaßnahmen ist die SIGN8 GmbH auch von der Bundesnetzagentur (BnetzA) als Trust-Service Provider zertifiziert worden. Durch eine ständige Prüfung durch die BnetzA auf Einhaltung der eIDAS-Verordnung, kann eine durchgehende Sicherheit für die Nutzer von SIGN8 garantiert werden.
Wie werden E-Signaturen im Home-Office & New Work genutzt?
Die Anwendungsmöglichkeiten von E-Signaturen im Home-Office und New Work sind vielfältig. Vertragsunterzeichnung und -verwaltung sind nur der Anfang. Unternehmen können E-Signaturen nutzen, um interne Dokumente und Genehmigungsprozesse zu verwalten. Dadurch wird der lästige Papierkram reduziert und der Workflow beschleunigt.
Auch das Onboarding von neuen Mitarbeitenden kann durch den Einsatz von E-Signaturen verbessert werden. Verträge und Unterlagen können digital versendet und unterzeichnet werden, was den Prozess beschleunigt und den neuen Mitarbeitenden einen nahtlosen Einstieg ermöglicht.
Des Weiteren bieten E-Signaturen die Möglichkeit, Kundenkommunikation und Vertragsabschlüsse zu vereinfachen. Kunden können Verträge digital unterzeichnen, was Zeit und Aufwand spart. Dabei sieht jedes fünfte Unternehmen einen deutlichen Zusammenhang zwischen der Dauer des Signaturprozesses und dem Nicht-zustande-Kommen einer geschäftlichen Einigung, sodass die Vertragsabschlussrate mit dem Einsatz von E-Signaturen erhöht werden kann [1].
Die Bedeutung von E-Signaturen im Home-Office und in einer New Work-Umgebung ist unbestreitbar. Indem Unternehmen auf E-Signaturen setzen, können sie Ihre Workflows optimieren, Ihre Produktivität steigern und eine nahtlose digitale Arbeitsumgebung schaffen. Die Zukunft der Arbeit liegt im digitalen Raum, und E-Signaturen spielen eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung dieser neuen Arbeitsrealität.
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Falls Sie Fragen oder Anmerkungen zu der Anwendung von E-Signaturen im Home-Office oder zu SIGN8 im Allgemeinen haben, kontaktieren Sie uns gerne unter: info@sign8.eu.
[1] Digitale Signatur: Warum Unternehmen jetzt umsteigen sollten (e-commerce-magazin.de)
