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Vor allem im Bereich HR und Personal werden viele Unterschriften benötigt. Um dabei den Prozess nicht nur zu beschleunigen, sondern auch zu optimieren, können dafür digitale Signaturen verwendet werden. Auch für diesen Bereich sind rechtskräftige Signaturen unabdingbar und müssen ebenso rechtlichen Standards entsprechen.

Das nachfolgende Beispiel anhand einer aktuellen Rechtsprechung des Arbeitsgericht Berlin veranschaulicht deutlich, wie wichtig eine transparente Aufklärung über die Art der verschiedenen digitalen Signaturen und deren richtiger Einsatz für das jeweils gesetzliche vorgeschriebene Formerfordernis ist. Neben der Fortgeschrittenen Signatur (FES) bietet SIGN8 ab Q2 ebenso eine qualifizierte Signatur (QES) an. Um via FES signieren zu können wird eine sogenannte Zwei-Faktor-Authentifizierung benötigt, welche die Identität des Signierenden sicherstellt. Die QES stellt eine noch höhere Anforderung an die Identifizierung des Signierenden, indem die Identität durch Video-Ident inklusive eines Abgleichs mit einem Ausweisdokuments authentifiziert wird. Um dem gesetzlich vorgeschriebenen Formerfordernis gerecht zu werden, müssen z.B. befristete Arbeitsverträge mit einer QES signiert werden.

In einem Urteil vom 28.09.2021 hat das Arbeitsgericht Berlin die Formerfordernis einer qualifizierten Signatur zur Befristung von Arbeitsverträgen bestätigt. Zur Befristung von Arbeitsverträgen bedarf es gemäß §14 Abs.4 TzBfG grundsätzlich der Schriftform damit diese wirksam wird. Die elektronische Form kann nach §126a BGB die gesetzliche Schriftform ersetzen, wobei das Dokument hierfür mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden muss. Die Anforderungen für diese Form der Signatur ergeben sich aus Art.29 der eIDAS-VO. Im vorliegenden Fall haben die Parteien ein Arbeitsverhältnis geschlossen und dieses zum 30.11.2020 befristet. Solche Befristungen sind ohne einen Sachgrund nach §14 Abs.1 TzBfG nur bis zu einer Gesamtdauer von zwei Jahren und einer Höchstanzahl von drei Befristungen zulässig. Im Sachverhalt sollte der am 29. September 2020 beschlossene Arbeitsvertrag bis zum Wegfall des Sachgrundes bestehen bleiben, bestätigt wurde diese Befristung durch eine fortgeschrittene elektronische Signatur.

Der Abschluss eines Arbeitsvertrages kann zunächst auch ohne Wahrung von Formerfordernissen erfolgen, für die Befristung wird jedoch die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform nach §126 BGB benötigt. Diese kann, wie oben bereits erläutert, durch die elektronische Form nach §126a Abs. 1 BGB ersetzt werden. Hierzu muss der Aussteller seinen Namen zur Erklärung hinzufügen und diese mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Dieses Formerfordernis wurde im vorliegenden Fall nicht eingehalten. Der Arbeitsvertrag wird abseits der Formerfordernis wirksam, jedoch nicht die Befristung. Somit wurde folgend ein unbefristeter Arbeitsvertrag geschlossen, was eindeutig dem Willen der Vertragsparteien widersprach.

SIGN8 bietet Ihnen ab Q2 2022 eine durch die Bundesnetzagentur zertifizierte, qualifizierte Signatur welche das Schriftformerfordernis gemäß §126a BGB erfüllt. Das Tool bietet Ihnen derzeit bereits die Möglichkeit zur einfachen und fortgeschrittenen Signatur, mit welcher sie unbefristete Arbeitsverträge und viele weitere Verträge sowohl im arbeits- und personalrechtlichen Kontext signieren können.

SIGN8 bietet Ihnen Transparenz und eine hohe Anwenderfreundlichkeit für Ihre digitale rechtssichere Signatur!