Elektronische Signaturen und Siegel können für Unternehmen wichtige Vorteile bringen und sogar ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein.
Betriebliche Prozesse sind in Unternehmen meist sehr komplex und betreffen nahezu alle Abteilungen. Aufgrund deren Verbundenheit entlang der Wertschöpfungskette, sind bspw. Verzögerungen schnell in anderen Unternehmensbereichen spürbar und wirken sich negativ auf die Kundenzufriedenheit und andere Aspekte aus. Mit den SIGN8 e-Signaturen und Siegeln können solche Probleme verhindert werden, da alle Workflows schnell und effizient digital abgewickelt werden und den Prozessfluss unterstützen.
Aber was sind denn die genauen Vorteile von elektronischen Signaturen und Siegeln im Vergleich zu handschriftlichen Signaturen? Im Folgenden werden die wichtigsten Vorteile erläutert:
1. Effizientere Prozesse
E-Signaturen und Siegel optimieren die Geschäftsprozesse, indem sie den Weg zur Unterschrift erheblich verkürzen. Jedes zweite Unternehmen gibt an, aufgrund fehlender Signaturen regelmäßig Deadlines nicht einhalten zu können.[1] Mit SIGN8 werden Dokumente in nur wenigen Minuten an mehrere Personen zur Unterschrift gesendet, ohne dass diese physisch anwesend sein müssen. Dadurch werden Zeit und Ressourcen gespart, was die Effizienz des Unternehmens steigert.
2. Signieren von überall – unabhängig vom Standort
Egal ob vom Arbeitsplatz, von zu Hause oder unterwegs – mit der All-In-One Lösung SIGN8 können Sie alle Workflows in wenigen Minuten bequem von überall aus bearbeiten und verschicken. Dadurch werden Geschäftsprozesse auch dann fortgesetzt, wenn sich die Unterzeichner an verschiedenen Standorten befinden: für maximale Flexibilität.
3. Höhere Datensicherheit
Die Verwendung der SIGN8 elektronischen Signaturen und Siegel für Dokumente sind eine ausgezeichnete Methode, um sicherzustellen, dass nur befugte Personen Zugang zu den Informationen haben.[2] Im Gegensatz zu Papierdokumenten werden mit SIGN8 die digitalen Workflows direkt an die jeweiligen Personen geschickt und mit einem individuellen Passwort gesichert – für eine möglichst hohe Sicherheit. Zusätzlich wird mit dem Einsatz der SIGN8 e-Signaturen und Siegel das Risiko der Duplizierung oder Manipulation von Dokumenten reduziert, da die Identität des Unterzeichners an das digitale Dokument gebunden ist und während des Workflowprozesses mit einer einfachen oder zweifachen Authentifizierung auf Echtheit geprüft wird[3].
4. Ressourcen & Kosten schonend
Ein digitales Dokumentenmanagement mit den SIGN8 e-Signaturen und Siegel ist nicht nur effizient, sondern auch ressourcen- und kostenfreundlich. Da Dokumente digitalisiert werden und keine Papierkopien erforderlich sind, werden Ressourcen eingespart[4]. Darüber hinaus werden durch die Verwendung von e-Signaturen und Siegeln die Kosten für Porto, Druck und Versand von Dokumenten reduziert.
5. Erhöhte Kundenzufriedenheit
Ein weiterer Vorteil der SIGN8 e-Signaturen und Siegel ist, dass sie dazu beitragen, die Kundenzufriedenheit eines Unternehmens zu erhöhen. Durch die schnelle und einfache Unterzeichnung von Dokumenten können Kunden effizienter bedient werden[4]. Darüber hinaus stärkt die Verwendung von e-Signaturen und Siegeln die Kundenbeziehung, da sie dem Kunden ein modernes und effizientes Serviceerlebnis bieten. Zusätzlich verbessert es das eigene Image, wenn Kunden sehen, dass ein Unternehmen innovative Technologien einsetzt, um ihre Bedürfnisse zu erfüllen[5].
6. Rechtssicherheit
Als von der Bundesnetzagentur überprüfter Anbieter dürfen wir, als SIGN8 GmbH, die qualifizierte e-Signatur (QES) und das dazugehörige Siegel anbieten. Somit entspricht sie den Regelungen der eIDAS-Verordnung und erfüllt die gesetzlich vorgeschriebenen Schriftformen[6]. Da die QES die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift hat, ersetzt die QES die manuelle Signatur. Ebenfalls kann sie für Anwendungsfälle, wie z.B. das Unterzeichnen eines Kreditvertrages bei Ihrer Bank oder die Kündigung eines Vertrages, genutzt werden[6].
Insgesamt sind die Vorteile von e-Signaturen und Siegeln gegenüber handschriftlichen Signaturen offensichtlich. Sie helfen Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten, indem sie Kosten und Ressourcen sparen und die Bearbeitungszeit verkürzen. Die SIGN8 GmbH als offizieller Trusted Service Provider (TSP) bietet e-Signaturen und Siegel für viele verschiedene Branchen an und ist eine ausgezeichnete Wahl für Unternehmen, die auf der Suche nach einer zuverlässigen und effizienten Lösung sind.
Sie wollen sich selbst überzeugen? Kein Problem! Testen Sie SIGN8 jetzt kostenlos für 14 Tage: https://sign8.eu/userbased/#kostenlostesten
Falls Sie Fragen oder Anmerkungen zu den Vorteilen von e-Signaturen und Siegel oder zu SIGN8 im Allgemeinen haben, kontaktieren Sie uns gerne unter: info@sign8.eu.
1 Digitale Signatur: Warum Unternehmen jetzt umsteigen sollten (e-commerce-magazin.de)
2 Schneller und sicherer unterzeichnen mit der elektronischen Signatur (infopoint-security.de)
4 Enhancing Your Practice Efficiency with E-Signatures 43 Law Practice 2017 (heinonline.org)
5 Kundenbindung: Vier Strategien für Ihr Geschäftsmodell! – manager magazin (manager-magazin.de)
6 Bundesnetzagentur – Elektronische Vertrauensdienste – Qualifizierte elektronische Signatur
