Die Herausforderung:
Kommunale Verwaltungsprozesse müssen eine Vielzahl gesetzlicher Vorgaben erfüllen. Darunter fallen beispielsweise das Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG), das Onlinezugangsgesetz (OZG), die eIDAS-Verordnung sowie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Ohne geeignete technische Lösungen ist es schwierig, diese Anforderungen durchgängig und revisionssicher in der Praxis umzusetzen.
Branchenbezogene Signaturlösungen
Use Case: Kommunen
Die Städte und Gemeinden von morgen arbeiten digital, sicher und effizient.
Digitale Signaturen und Siegel machen es möglich: Prozesse beschleunigen, Verwaltungsaufwand senken und Bürger:innen wie Unternehmen einen zeitgemäßen Service bieten – das ist heute schon Realität.
Diese Dokumente können in Kommunen digital signiert werden
Elektronische Signaturen sind längst kein Zukunftsthema mehr – sie sind gelebte Praxis in immer mehr Kommunen. Ob Stadtverwaltung, Gemeindeamt oder Landratsamt: Überall dort, wo Anträge gestellt, Bescheide erteilt oder Genehmigungen ausgestellt werden, bieten digitale Signaturen konkrete Vorteile.
Sie beschleunigen Prozesse, reduzieren Papierkram und sorgen für rechtssichere Abläufe – unabhängig von Ort und Zeit.
Verwaltungsdokumente & Bescheide
Baugenehmigungen, Nutzungsänderungen, Vorbescheide
Gewerbeanmeldungen, Erlaubnisse nach Gaststättenrecht
- Melde- und Aufenthaltsbescheinigungen
Urkunden und beglaubigte Abschriften
Öffentliche Bekanntmachungen
Bürger- & Serviceanträge
Online-Anträge (z.B. Kita-Platz, Hundesteuer)
Vollmachten & Einverständniserklärungen
- Förderanträge (z.B. Baukindergeld, Sozialleistungen)
Personal- & Gremienrat
Arbeitsverträge, Einstellungen, Versetzungen
Dienstanweisungen, Ernennungen, Abordnungen
Sitzungsunterlagen, Protokolle, Beschlussvorlagen
- Digitale Unterschrift der Bürgermeister:in
Kooperationen & Ausschreibungen
Verträge mit Dritten (Lieferanten, Dienstleister)
Vergabeunterlagen, Ausschreibungsangebote
Fördermittelanträge bei Bund und Land
Vereinbarungen mit Trägern, Kirchen & Verbänden
Deine Vorteile mit SIGN8
Webbasierte Lösung
Neben unseren On-Premises-Produkten für sicherheitskritische Infrastruktur bieten wir auch eine webbasierte Lösung an. Sie eignet sich besonders für kleinere Kommunen ohne umfangreiche IT-Ressourcen, da weder technische Vorkenntnisse noch aufwendige Implementierungen erforderlich sind.
Kommunales Siegelmanagement
Das kommunale Siegelmanagement ermöglicht dir die zentrale Verwaltung mehrerer Siegelstellen und die automatisierte Zuordnung der Siegel zum passenden Fachbereich.
Stapel- & Schattensignaturen
Mit Stapel- und Schattensignaturen lassen sich Bescheide und wiederkehrende Dokumente in einem Schritt rechtssicher unterzeichnen. Das spart Zeit, reduziert manuelle Arbeit und macht Serienprozesse deutlich effizienter.
Nahtlose Integration
Unsere Lösung lässt sich bei kommunalen IT-Dienstleistern schnell und unkompliziert on-premises bereitstellen. Dank der nahtlosen Integration in bestehende Dokumentenmanagement- & Fachverfahren können Arbeitsabläufe ohne Umwege weitergeführt werden.
Wir kennen deine Herausforderungen
- Rechtskonformität
- Vielfältige Signatur- und Siegelrollen
- Hoher Bedarf an browserbasierten Lösungen
- Differenzierte Anforderungen je nach Fakultät
- Vielseitige Anforderungen
Rechtskonformität
Unsere Lösung:
Digitale Signaturen und Siegel schaffen hier Abhilfe: Sie integrieren sich nahtlos in bestehende Fachverfahren, beschleunigen Prozesse mit Stapel- und Schattensignaturen und stehen auch als webbasierte Lösung ohne Installationsaufwand zur Verfügung – ideal für Kommunen jeder Größe.
Vielfältige Siegel- und Signaturrollen
Die Herausforderung:
In kommunalen Verwaltungen gibt es oft unterschiedliche Anforderungen an die Unterzeichnung von Dokumenten. Manche Schriftstücke benötigen ausschließlich das Amtssiegel der Behörde, andere erfordern zusätzlich die persönliche Signatur der Amtsleitung. Werden diese Prozesse manuell oder mit unterschiedlichen Systemen durchgeführt, entstehen unnötige Medienbrüche, lange Bearbeitungszeiten und ein erhöhtes Fehlerrisiko.
Unsere Lösung:
Unsere Lösung ermöglicht die Verwaltung vielfältiger Siegel- und Signaturrollen in einem zentralen System – vom Amtssiegel für offizielle Bescheide bis zur qualifizierten elektronischen Signatur der Amtsleitung. Die Zuweisung erfolgt automatisch je nach Dokumenttyp oder Fachbereich. So werden rechtliche Anforderungen zuverlässig erfüllt, Bearbeitungszeiten deutlich verkürzt und der gesamte Signaturprozess effizienter gestaltet.
Hoher Bedarf an browserbasierten Lösungen
Die Herausforderung:
In vielen Kommunen fehlt es an mobiler Ausstattung wie Diensthandys oder speziellen Endgeräten. Das erschwert den Einsatz von Signaturlösungen, die auf lokale Installationen oder bestimmte Hardware angewiesen sind. Dadurch können Mitarbeitende von unterwegs oder aus verschiedenen Dienststellen nur eingeschränkt auf digitale Prozesse zugreifen.
Unsere Lösung:
Unsere browserbasierte Lösung funktioniert unabhängig von Gerätetyp und Standort. Sie erfordert keine Installation, keine spezielle Hardware und keine technischen Vorkenntnisse. So können Mitarbeitende in allen Fachbereichen jederzeit und von jedem internetfähigen Gerät aus rechtssicher signieren – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
Differenzierte Anforderungen je nach Fakultät
Die Herausforderung:
Kommunale Verwaltungen arbeiten mit einer Vielzahl an Fachverfahren und Dokumentenmanagementsystemen wie d.3, H&H, Komm.One, civento oder SessionNet. Fehlt eine direkte Anbindung an diese Systeme, müssen Dokumente oft umständlich exportiert, manuell signiert und wieder importiert werden. Das führt zu Medienbrüchen, Zeitverlust und erhöhtem Fehlerrisiko.
Unsere Lösung:
SIGN8 lässt sich nahtlos in bestehende Fachverfahren und DMS integrieren. Signatur- und Siegelprozesse laufen direkt in der gewohnten Arbeitsumgebung ab, ohne Systemwechsel oder zusätzliche Zwischenschritte. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.
Schutz von sensiblen Daten
Die Herausforderung:
Kommunen verarbeiten täglich hochsensible Daten, etwa aus der Sozial- oder Jugendhilfe oder aus dem Gesundheitsamt. Diese Informationen unterliegen strengen Datenschutzvorgaben und müssen sowohl vor unbefugtem Zugriff als auch vor Manipulation geschützt werden. Herkömmliche Übertragungs- und Ablageprozesse bergen hier ein hohes Risiko.
Unsere Lösung:
Unsere Signatur- und Siegeltechnologie stellt sicher, dass sensible Daten während des gesamten Prozesses geschützt bleiben. Alle Übertragungen erfolgen verschlüsselt, Dokumente werden fälschungssicher versiegelt und die Integrität der Inhalte jederzeit nachweisbar gemacht. Damit erfüllen Kommunen höchste Sicherheits- und Datenschutzstandards, auch bei besonders schützenswerten Informationen.
Zukunftschancen & Potenziale für Kommunen
Digitale Signaturen treiben die Modernisierung von Verwaltungen voran. Sie ermöglichen rechtssichere, medienbruchfreie Abläufe, vernetzen Fachverfahren und schaffen die Basis für innovative Services – von der digitalen Antragstellung über sichere Bürgeridentitäten bis hin zu papierlosen Prozessen im Rathaus.
Sichere digitale Identitäten
Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet Verwaltungen, ihre Leistungen vollständig digital anzubieten. Digitale Signaturen sind dabei ein zentraler Baustein: Sie ermöglichen die rechtssichere Bearbeitung von Anträgen und Genehmigungen direkt online – ohne Papier, Postweg oder manuelle Zwischenschritte.
Digitale Verwaltung ohne Medienbrüche
Mit dem EUDI-Wallet lassen sich amtliche Dokumente wie Geburtsurkunden, Meldebescheinigungen oder Genehmigungen sicher und komfortabel digital bereitstellen. Bürger:innen können diese Dokumente jederzeit signieren und sofort weiterverwenden, unabhängig von Öffnungszeiten oder Standort.
Effizienzsprung durch papierlose Prozesse
Rechtssichere elektronische Signaturen schaffen die Grundlage für die E-Akte und ein vollständig papierloses Rathaus. Das beschleunigt interne Abläufe, reduziert Verwaltungsaufwand und sorgt dafür, dass Bürger:innen und Unternehmen ihre Anliegen schneller erledigt bekommen.
